La gestion de l'information

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L'organisation de l'information

Les coordonnées de l'entreprise

Il est possible de modifier les coordonnées de notre entreprise dans Odoo sans être administrateur de la base.

La messagerie instantanée

Cette messagerie permet de communiquer entre les collaborateurs sans passer par le mail. Il est possible de s'adresser à tout ou partie des collaborateurs et de joindre des fichiers à la conversation. L'historique est inscrit dans le PGI.

La planification des tâches

Le module [note] permet d'organiser et de planifier les tâches. Certaines tâches peuvent être partagées avec des collaborateurs. La vue Kanban permet d'organiser les tâches et de les répartir dans le temps par priorité. Les colonnes sont entièrement personnalisables.

L'agenda

Le module [calendrier] permet d'inscrire les évènements personnels ou partagés avec les collaborateurs.

Les modèles de courriels

Il est possible de créer ses propres modèles de courriels sans être administrateur de la base de données. La vidéo présente la création d'un modèle de courriel de confirmation de commande client et la création d'un modèle de courriel d'envoi d'une facture à un client. La procédure est la même quel que soit le modèle de courriel à créer. Seul l'administrateur du PGI peut supprimer les modèles créés.

La GED

OdooV14 - La gestion des documents se fait très simplement dans l'application...

L'extraction des données

Base de données clients

Il est possible d'extraire des champs du PGI pour réaliser par exemple un publipostage clients

Base de données des fournisseurs

Il est possible d'extraire des champs du PGI pour réaliser par exemple un publipostage fournisseurs

Publipostage avec Word

Cette vidéo présente le publipostage sous Word en utilisant un fichier au format csv extrait d'une application (ici, le PGI Odoo)

Les conditions de règlement

À tout moment, lors de la création d'une commande ou d'une facture, il est possible d'ajouter une nouvelle condition à partir du masque de saisie. Dans le menu configuration du module facturation-règlements, une condition de règlement peut être créée. Cette liste de conditions est hiérarchisée dans l'affichage c'est-à-dire qu'il s'agit de mettre en premier les conditions les plus utilisées pour éviter de "rechercher" dans la liste.

Les contacts - Filtres & étiquettes

Ce module regroupe l'ensemble des partenaires de l'entreprise qu'ils soient clients, fournisseurs, employés, etc. L'attribution d'une étiquette ou TAG) pour les identifier rapidement dans la base est primordiale. L'étiquette permet de créer un filtre personnalisé sur l'élément de la base de données.

OdooV14 - Un contact n'est plus identifié, comme dans les anciennes versions Odoo, "client" ou "fournisseur" par une coche. Le contact devient automatiquement un client ou/et un fournisseur en fonction de la facture.
Cette modification a été apportée après avoir constaté qu'il y avait une certaine confusion parmi les utilisateurs et que de nombreuses bases de données comportaient des enregistrements en double. Une étiquette "Client" ou "Fournisseur" peut être ajoutée au partenaire pour filtrer facilement la base de données.
Lorsque le client est créé dans VENTES / Clients, il est reconnu Client et lorsqu'il est créé dans ACHATS /Fournisseurs il est reconnu comme fournisseur.