Tenue du fichier fournisseurs

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Le fichier du fournisseur permet d’inscrire les informations relatives à ce type de partenaires externes à l’entreprise. Il est important d’y trouver à la fois les coordonnées du fournisseur mais également les données comptables, l’historique commercial (courriels, rendez-vous, etc.) et l’historique des achats pour assurer un suivi méthodique et efficace des relations commerciales.

   ACHATS/Achats/Fournisseurs

Affichage de la liste des fournisseurs

OdooV14 - Un contact n'est plus identifié, comme dans les anciennes versions Odoo, "client" ou "fournisseur" par une coche. Les contacts deviennent automatiquement des clients ou/et des fournisseurs en fonction des factures. Cette modification a été apportée après avoir constaté qu'il y avait une certaine confusion parmi les utilisateurs et que de nombreuses bases de données comportaient des enregistrements en double. Une étiquette "Client" ou "Fournisseur" peut être ajoutée au partenaire pour filtrer facilement la base de données.
Lorsque le fournisseur est créé dans ACHATS / Fournisseurs, il est reconnu comme un fournisseur.

<1> L’affichage peut se faire en Vue Kanban ou en Vue Liste <2> Par défaut, le filtre <Fournisseur> est intégré à la vue. L’affichage des sociétés permet de ne pas inclure les contacts fournisseurs. La suppression du filtre <Fournisseurs> donne la totalité des partenaires de l’entreprise, incluant les clients et les opportunités. <3> Une fiche peut être crée ou modifiée. À l’ouverture du formulaire, la fiche fournisseur est en consultation. Il suffit de cliquer sur <Modifier> pour l’éditer.	Fiche fournisseur 1
Création/visualisation d'une fichier fournisseur Identification du partenaire
Il convient de saisir le nom ou la dénomination du client <2> (nom, code du tiers), ainsi que toutes les informations utiles <4> (nom du contact, l’adresse de facturation et de livraison ; les coordonnées pour contacter le tiers). Lorsque le partenaire est une société, il convient de cocher l’information <1>. Les autres onglets donnent des informations complémentaires sur le partenaire. Attention, les champs de la fiche sont communs à tous les partenaires ainsi seuls les champs associés au client sont à renseigner. Le partenaire peut être associé à une catégorie <3>. Ceci est utile en cas de tarifs associés à la catégorie du client ou une recherche rapide d’une catégorie de clients (les catégories sont paramétrées en amont de la fiche). Dans cas, il convient de créer un <tag> correspondant <3>. <5> Plusieurs contacts peuvent être associés au partenaire. Ces contacts selon leur spécificité peuvent avoir des adresses différentes (livraison, facturation, entrepôt 1, entrepôt 2, etc.). x suppression de l’élément choisi dans la liste. <6> Boutons qui permettent de suivre l’historique du client et/ou les actions à mener	Fiche fournisseur 2
Informations générales et conditions de vente personnalisées
Le <vendeur> est l’utilisateur en charge du partenaire <1> <2> Les partenaires sont identifiés par une référence interne. <3> Par défaut, lors de la création de la fiche fournisseur, la case <fournisseur> est cochée. Un partenaire client peut devenir un fournisseur. Dans ce cas, il convient de cocher les 2 cases. <4> La liste des prix de vente permet le calcul du prix de vente à partir des conditions prédéfinies (remise, tarifs par quantité, etc…). Cette liste est paramétrée en amont dans la configuration des prix. Si le client est soumis à des frais de livraison, ils sont pris en compte dans sa fiche. Il en va de même pour la méthode de facturation. Ces méthodes sont paramétrées en amont(voir la partie sur la Gestion de la base de données). <5> <Actif> la case est décochée si l’on veut conserver la fiche sans la supprimer <Retirer des campagnes marketing> ne concerne pas les fournisseurs	Fiche fournisseur 3
Informations comptables du fournisseur, le COMPTE FOURNISSEUR
Il faut associer le compte de tiers à la fiche du fournisseur. Ce compte enregistre les pièces comptables liées à la vente (facture, avoir et règlement). Il fait partie du grand livre de la société. <1> La positon fiscale est renseignée si le partenaire est UE ou hors UE. En cas de partenaire UE, il convient d’indiquer son n° TVA intracommunautaire et d’en vérifier sa validité. Cette vérification ne se fait pas si l’on décoche <Vérifier la validité> <2> Il convient de sélectionner le compte dans la liste ou de le créer s’il n’existe pas. <3> Les <conditions de règlement> sont paramétrées en amont dans le module Comptabilité. Le choix du mode de règlement n’est pas obligatoire à ce stade. <3> Le <crédit fournisseur> donne le montant de la créance fournisseur, la limite du crédit accordé (montant de créance autorisé) et la date du dernier rapprochement de son compte comptable. <5> Les <informations bancaires> correspondant au RIB ou RIP du partenaire. Le Régime fiscal (France ou autres pays) et le N° TVA intracommunautaire peuvent être renseignés et vérifié.	Fiche fournisseur 4
Créer un compte de tiers
-1- Renseigner le nom du fournisseur puis numéro du compte comptable (401 suivi du code de tiers). -2- uniquement pour les responsables administratifs Parent chaque compte est rangé dans un dossier parent ou principal (401 Fournisseurs), il est la base de la structure comptable. Type interne identification du compte propre au logiciel. Les comptes de structure sont des comptes « À vue » ; les autres peuvent être à recevoir (créditeur), payables, de liquidité, etc. Type de compte il correspond à son utilisation comptable (dettes, créance, stock, charge, etc.). -3- Autoriser le lettrage à cocher si le compte fait l’objet d’un rapprochement appelé aussi lettrage ou réconciliation.	Fiche fournisseur 5
Rattacher un document au dossier fournisseur GED
-1- Joindre le fichier au dossier fournisseur. -2- Visualiser le fichier ajouté à la fichier fournisseur -3- Supprimer ou télécharger le fichier	Fichier rattaché au dossier du fournisseur

VIDÉO - La création d'un fournisseur

La création d'un dossier fournisseur

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