Traitement des factures fournisseurs et suivi des anomalies

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Le menu FACTURES FOURNISSEURS permet de saisir et gérer les factures envoyées par les fournisseurs. Les brouillons de facture sont automatiquement générés à partir d'un bon de commande fournisseur ou d'une livraison reçue. De cette façon, le contrôle de la facture fournisseur se fait en fonction de ce qui a été acheté ou reçu.

Traitement des factures COMPTABILITE/Fournisseur/factures Fournisseurs
Affichage de la liste des factures À la réception de la facture fournisseur, le responsable administratif contrôle la facture<Brouillon>, la rectifie si nécessaire puis la valide. Elle devient une facture <ouverte> et les écritures comptables sont créées automatiquement. Une fois la facture réglée, l’état apparait comme <payé>.
Facturation immédiate La facturation immédiate est utilisée pour enregistrer les prestations de services ou des biens non gérés en stock. Il faut savoir que cette fonctionnalité n’incrémente pas le stocks en cas de facturation de marchandises stockées. Dans ce cas, le respect du processus bon de commande-bon de livraison-facture est indispensable. <1> Il convient de renseigner la référence de la facture d’origine et de l’ajouter en pièce jointes. <3> La saisie du total permet contrôler la facturation fournisseur en comparant les données du logiciel <2> et celles de la facture. Si le montant n’est pas identique au total de la facture, la validation n’est pas possible. La facture saisie apparait à l’état « brouillon », il convient de la valider pour la confirmer et générer les écritures comptables.
Gestion de facture générée <1> La facture issue d’un bon de commande fait toujours état du numéro du document d’origine. Il est possible d’ajouter la référence de la facture reçue du fournisseur et de la mettre en pièce jointe <6>. <3> Avant de valider le document, il convient de vérifier les conditions de règlement. <2> Une fois validée, la date de la facture et l’échéance s’ajoutent automatiquement ainsi que le solde <3> et le total. L’écriture comptable est générée. <5> Le statut passe de « brouillon » à « ouverte ». Le bouton « Payer » s’affiche. Lorsque l’impression de la facture est demandée, cette dernière apparait automatiquement dans les pièces jointes.
<4> L’accès à l’écriture comptable se fait par un double-clic que <pièce comptable>.
VIDÉO - La facturation L'enregistrement d'une facture fournisseur à partir de la commande d'origine L'enregistrement d'une facture fournisseur à partir du module des achats / factures fournisseurs L'enregistrement d'une facture fournisseur à partir du module [facturation-règlements]
Traitement des avoirs...
...Pour erreur de facturation L’avoir envoyé par le fournisseur peut être enregistré pour en assurer son suivi et la gestion des stocks. L’avoir rectifie la facture complètement ou partiellement en fonction du type de remboursement demandé Le fournisseur BONETERRE a facturé en trop 20 « Soja nature » réf BON4971. Un avoir lui a été demandé par téléphone. Tâche traitée par le responsable administratif
Création de l'avoir COMPTABILITE/Fournisseurs/Factures Fournisseurs L’avoir est créé à partir de la facture du fournisseur pour éviter des oublis de remises par exemple. <1> Une facture ouverte permet de générer un en cliquant sur <Demander un avoir>. Il convient de sélectionner le type d’avoir à créer <2> et de mentionner le motif de l’avoir. <4> En cliquant sur <Créer avoir>, l’avoir apparait dans le menu <fournisseur avoir> en « brouillon ». Cette état permet de modifier l’avoir en conséquence et/ou d’attendre l’avoir du fournisseur pour valider l’avoir. Les courriers de réclamations ou courriels peut être mis en pièces jointes pour suivre l’historique. L’accès à la fiche du fournisseur se fait en cliquant sur le nom du fournisseur. Il permet d’inscrire les appels téléphoniques <5>. <2> Choix du type de remboursement Il est important de rappeler qu’une facture <ouverte> ne peut plus être modifiée, elle devient définitive et l’écriture comptable est créée. Le seul moyen pour rectifier une erreur de facturation est d’établir un avoir. Le logiciel propose différentes rectifications : La <Modifier : Créer un avoir, le rapprocher et créer une nouvelle facture> la facture en cours est annulée, et une copie de cette facture est créée afin de permettre la modification. Le <créer un avoir en brouillon> la facture est transformée en avoir à modifier en fonction des rectifications à apporter à la facture initiale. La <Annuler : créer l’avoir et lettrer> la facture est transformée en avoir directement validé. Elle est annulée dans sa globalité.
<7> Les articles inutiles sont supprimés des lignes de facture. Il convient de cliquer sur <mise à jour> pour mettre à jour les claculs de l’avoir. L’avoir reste en <brouillon> tant que la facture d’avoir fournisseur n’est pas réceptionnée. Une fois réceptionné, il convient d’indiquer la référence de l’avoir fournisseur <6>.La validation de l’avoir incrémente le numéro du document, affecte une date d’échéance et met à jour les écritures comptables. Le total par défaut est celui de la facture initiale, il faut saisir le montant de l’avoir dans le champ <Total> ce qui permet de contrôler les données du logiciel avec l’avoir reçu du fournisseur. En cas d’écart, la validation du document n’est pas possible. <8> L’objet de l’avoir peut être mis dans les informations complémentaires. Il apparait avec les écritures comptables générées.
...Pour retour de marchandises L’avoir envoyé par le fournisseur suite à un retour de marchandises fait l’objet d’un traitement spécifique qui se déroule en 3 étapes : BONS DE RÉCEPTION retourner les articles réceptionnés – Tâche GAA BON DE LIVRAISON confirmer le retour pour mettre à jour les stocks - Tâche GAA COMPTABILITÉ/AVOIR FOURNISSEURS valider l’avoir – Tâche RA Nous avons retourné au fournisseur Avicenne un carton de 30 [BA1039] DENTIFRICE ARGILE NATURE suite à la livraison du IN/00046. Ce dernier vient de nous transmettre l’avoir correspondant. Suivi des réceptions fournisseur ENTREPOT/Opérations/mouvements <1> Le niveau de stock du dentifrice est à 200 pièces. <2> Il convient de rechercher dans la liste des réceptions fournisseurs réalisées, la réception correspondant aux marchandises retournées.	Retour de marchandises1
Enregistrement du retour fournisseur <3> Après avoir sélectionner le bon de réception correspondant, il faut cliquer sur <Retourner les articles> <4> La liste des mouvements apparait, il est alors possible la rectifier en mentionnant les articles retournés. <5> Le retour peut se faire avec ou sans facturation selon le cas. Dans notre cas, les articles ne sont pas échangés, il doit y avoir facturation de l’avoir<6> Choix du type de facturation du retour Il est important de sélectionner le type de facturation pour générer ou non la création d’un avoir client PAS DE FACTURATION les articles sont retournés mais ne donne pas lieu à un avoir À REMBOURSER/FACTURER le retour des articles en stock va générer une facture d’avoir	Retour de marchandises2
Création de l'avoir à partir des articles retournés ENTREPOT/Opérations/mouvements <7> Le bon de sortie apparait dans les <bons de livraison> clients. <8> La livraison doit être créée pour sortir définitivement les articles du stock <9> Lorsque l’option de facturation a été sélectionnée en amont, l’avoir est généré automatiquement en « brouillon ».	Retour de marchandises3
Validation de l'avoir COMPTABILITÉ/Fournisseurs/Avoirs Fournisseurs <1> L’avoir en brouillon peut être modifié et compléter en fonction de la facture d’avoir reçue du fournisseur. IL convient d’indiquer la référence de l’avoir fournisseur. <2> Des informations complémentaires peuvent être ajoutées notamment l’objet de l’avoir <3> Le montant total permet de contrôler le total TTC calculé automatiquement et le total saisi par le responsable administratif. La validation est impossible si ces 2 montants ne correspondent pas. L’avoir du fournisseur numérisé est rattaché à l’avoir du PGI pour être classé dans l’« armoire virtuelle » d’Odoo. <4> Une fois validée, l’écriture comptable est générée automatiquement. <5> Les articles ont bien été sortis de stock. Le stock est passé de 200 à 170 PCE	Retour de marchandises4
...Pour rabais ou remise oubliés Dans le cas d’une réduction oubliée ou accordée après la facture, il convient de créer directement l’avoir lors de la réception du document fournisseur. La réduction doit être créée comme un produit pour pouvoir figurer dans l’avoir. Bonneterre nous accorde une remise de 20% sur [BON704652] GALETTES DE RIZ AU CHOCOLAT 90 GR. Cette remise a été oubliée sur la facture ACH/2014/0015
Création de la réduction dans la liste des articles 1ère ÉTAPE : CRÉATION D'UNE CATÉGORIE D'ARTICLE Réductions commerciales	Réduction commerciale1
2ème ÉTAPE : CRÉATION DE L'ARTICLE Remise ou Rabais <1> Ce genre de produits est à mettre dans les services pouvant être vendus ou achetés. <2> Il convient d’attribuer à ce service une référence interne pour le trouver facilement dans la base de données. <3> Les comptes comptables paramétrés en amont dans la catégorie ne s’affichent pas dans les champs. Il convient d’associer un compte de TVA sur les ventes et les achats. Associer 2 taxes à la réduction permet d’alerter le responsable administratif sur le choix à opérer lors de la création de l’avoir.	Réduction commerciale2
Création de la facture d’avoir COMPTABILITÉ/Fournisseurs/Avoirs Fournisseurs <1> Il convient de mentionner les références des documents à l’origine de cet avoir que ce soit interne ou de l’avoir fournisseur. <2> L’article <remise> est inséré dans la facture d’avoir. Le montant peut être justifié dans les informations complémentaires <5>. Attention, lors de la saisie, <3> il faut supprimer l’une des taxes associée à la réduction en double-cliquant sur le champ de la ligne de la réduction. <4> Une fois les données saisies, il convient d’actualiser les calculs en cliquant sur « update » ou « mise à jour ». Le montant total TTC doit correspondre au montant saisi manuellement par le responsable administratif. Cette action permet de contrôler la saisie de l’avoir par rapport au document fournisseur. L’avoir est validé lors de la réception du document fournisseur.	Réduction commerciale3
Validation de l'avoir <6> L’avoir fournisseur numérisé est rangé dans « l’armoire virtuelle » du PGI <7> L’écriture comptable est générée automatiquement suite à la validation de la facture.	Réduction commerciale4
VIDÉO - Les avoirs L'enregistrement dans le PGI d'un avoir fournisseur pour erreur de facturation (erreur sur les quantités facturées) L'enregistrement dans le PGI d'un avoir fournisseur pour remise oubliée sur la facture
Traitement des acquisitions UE et importation La définition de la position fiscale permet de configurer le traitement de la Tva en cas d’acquisitions intracommunautaires ou d’importations. Il est donc possible d’associer automatiquement au produit une TVA en fonction la position fiscale du partenaire (Zone Euro, Hors UE, France, etc.). Renseignement de la fiche partenaire UE ACHATS ou COMPTABILITE/Fournisseur/Fournisseurs <1> La fiche doit mentionner la position fiscale INTRA-UE <2> Le numéro de TVA intracommunautaire est obligatoire pour bénéficiaire du régime des acquisitions intracommunautaires. Il est possible de contrôler la validité du numéro depuis la fiche du partenaire. <3> Il convient de rattacher le n° de compte comptable du partenaire.	Relations UE 1
Gestion de la facturation COMPTABILITÉ/Fournisseur/factures Fournisseurs <4> La taxe UE est prise en compte dans les lignes de la facture si en amont la position fiscale a été renseignée. <3> Le montant de la TVA est bien égal à 0 <5>, la facture est bien sans TVA.	Relations UE 2
Comptabilisation de la facture UE <6> L’acquéreur français doit payer la TVA sur l’acquisition UE. Cependant, cette taxe est déductible sous réserve que les règles de facturation aient été respectées (notamment la mention du prix hors taxe et des numéros d’identification à la TVA du fournisseur et de l’acquéreur).	Relations UE 3
GED - Justificatifs <7> La facture du fournisseur numérisée est rattachée à la facture inscrite dans le PGI	Relations UE 4