Gestion des règlements et suivi des litiges

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VIDÉO - Le règlement fournisseur

par virement - facture

 Le paiement par virement d'un fournisseur. Le virement se fait dans la banque en ligne avec création d'un bénéficiaire. 
 La facture inscrite dans le PGI est payée et l'écriture comptable est générée et validée automatiquement. Le compte fournisseur est lettré.

par chèque avec arrondi de règlement

  Le paiement par chèque du fournisseur. Le montant du chèque a été arrondi pour ne pas s'encombrer des centimes.
  Cet écart de centimes doit être enregistrer dans la comptabilité lors du paiement du fournisseur. 
  La facture inscrite dans le PGI est payée et l'écriture comptable est générée et validée automatiquement. Le compte fournisseur est lettré.  
  La banque en ligne est consulté pour suivre les règlements et voir si ce chèque est passé.

par virement - facture et avoir

 Le paiement par virement d'un fournisseur d'une facture avoir déduit. Le virement se fait dans la banque en ligne. 
 La facture inscrite dans le PGI est payée et l'avoir utilisé. L'écriture comptable est générée et validée automatiquement. 
 Le compte fournisseur est lettré.

Saisie d’un paiement fournisseur... ... A partir du menu <RÈGLEMENTS> COMPTABILITE/Fournisseurs/Règlements fournisseurs Règlement à partir de Règlements fournisseurs Le formulaire de règlement du fournisseur permet de suivre les paiements effectués. Lors de la sélection d’un fournisseur, Il sera proposé de rapprocher le règlement avec les FACTURES OUVERTES de ce fournisseur.
Il faut renseigner le formulaire en indiquant le fournisseur<1>, le montant du paiement<2> puis le compte bancaire<3> sur lequel l’argent va être prélevé. Il est impératif de renseigner la méthode de paiement pour faire apparaitre la liste des factures et avoirs à régler correspondant au fournisseur. En fonction du paiement, il convient de supprimer les factures et avoirs qui n’ont pas de lien avec le règlement<4> et de cocher les règlements concernés pour réaliser le lettrage. <6> Les écarts de règlements s’affiche. Il est possible de les régulariser directement à partir du champ <écart de règlements>. La validation entraine la création des écritures comptables. Elles apparaissent en brouillon dans la liste des pièces comptables <7>. Toutes les écritures ont été lettrées lors de la validation.	Paiement fournisseurs2
... A partir du menu <Factures Fournisseurs> COMPTABILITE/Fournisseurs/Règlements fournisseurs
La liste des factures donne un aperçu de l’état des factures BROUILLON à valider, OUVERTE à payer et des factures PAYÉES. Ceci assure un suivi régulier du traitement des factures. La saisie du règlement passe par l’ouverture du formulaire de la facture OUVERTE. Une facture BROUILLON ne peut pas être payée car elle n’est pas validée et les écritures comptables ne sont donc pas générées	Paiement fournisseurs1
Dans la fenêtre de la facture, il faut cliquer sur <Payer> <1> pour créer le règlement. <2> Il faut saisir le montant à payer et choisir le journal comptable (banque ou caisse). <3> La référence du règlement peut être indiquée pour un meilleur suivi. <4> La validation par <Payer> va générer l’écriture comptable automatiquement lettrée. En cas d’écart de règlement, il est proposé de justifier l’écart par le choix d’un compte comptable.	Paiement fournisseurs3
Saisie d’un paiement avec escompte COMPTABILITE/Fournisseurs/Règlements fournisseurs Le paiement avec escompte de règlement crée un écart de règlement. Il est préférable de créer directement un règlement fournisseur que de passer par la facture pour gérer directement l’escompte. Après avoir sélectionné le fournisseur à payer, la liste des factures et avoir non réglée apparait s’affiche. Il convient alors de cocher les éléments se rapportant au paiement <1>. <2> Le montant du règlement est saisi ainsi que le choix du journal. <3> L’écart de règlement apparait. La mise à jour comptable peut se faire directement en sélectionnant <Lettrer le solde du règlement>. Il faut renseigner le compte comptable et ajouter un libellé explicite à l’opération. Ce libellé peut être complété par une note interne. La dernière étape est celle de la validation qui va permettre la mise à jour comptable <5>. Si l’escompte n’est pas net de taxe, il est possible de modifier l’écriture à partir du menu Comptabilité>Pièces comptables>Pièces comptables	Paiement fournisseurs4
Suivi d’un compte fournisseur COMPTABILITE/Fournisseurs/Fournisseurs Dans le module comptabilité, il est possible d’accéder aux fiches fournisseurs. Ainsi, le responsable administratif peut consulter l’historique des relations et suivre la comptabilité du tiers. RÉCONCILIER parfois appelée « lettrage » ou « apurement », la réconciliation permet de mettre en relation des écritures d’un même compte qui s’annulent entre elles, afin de les pointer comme réconciliées (sommes débits=sommes crédits).
L’onglet <4><comptabilité> de la fiche fournisseur donne le solde du compte <Total dû>. Pour connaitre de manière plus précise les mouvements, il faut cliquer sur le lien <1> <Écritures comptables> qui permet de visualiser les lignes d’écritures comptables du compte fournisseur <2>. Le compte fait apparaitre la liste des écritures comptables issues des opérations réalisées avec le fournisseur. Il est possible d’afficher que les écritures lettrées <3>.	Lettrage
Impression du grand-livre Un compte fait partie du grand livre des comptes comptables de l’entreprise. Il enregistre tout type de transaction de débit ou de crédit. Le grand-livre regroupe l’ensemble des comptes comptables utilisés par l’organisation.
Impression d’un compte fournisseur COMPTABILITE/Fournisseurs/Fournisseurs L’impression d’un compte peut se faire à partir de la fiche du partenaire
Préparation du fichier PDF/ Impression du rapport COMPTABILITE/Comptes/Comptes
Le grand livre des fournisseurs est imprimable selon des critères définis : <MOUVEMENT CIBLE> définit les écritures à visualiser (toutes les écritures ou seules les écritures passées) <TRIER PAR> date ou par partenaire/journal <AFFICHER LES COMPTES> peut se faire avec les mouvements ou avec un solde différent de 0 Inclure le solde initial Les données peuvent être filtrées par date (jj/mm/aaaa) ou par période (mm/aaaa). Dans ce cas des options supplémentaires sont proposées. L’affichage se fait par défaut en paysage mais la décoche affiche les informations en portait.
Lettrage manuel et délettrage Suivi d’un compte Fournisseur – État du compte <1> Les écritures non lettrées du compte MELVITA sont affichées. <2> Il faut sélectionner les lignes d’écritures à lettrer puis cliquer sur <Lettrer les écritures> dans le menu déroulant <Autres options>. <3> L’écart est repéré par Odoo. Il convient de rapprocher les écritures avec un ajustement. <4> L’écart est traité directement en comptabilité en renseignant le compte correspondant à l’arrondi de règlement. <5> La référence du lettrage s’inscrit à côté de la ligne d’écriture correspondante.
Annuler le rapprochement Il est possible d’annuler le rapprochement en cas d’erreur. Une écriture rapprochée <2> et non validée ne peut pas être supprimée si le rapprochement initial n’a pas été annulé<1>.
Lettrage automatique Le lettrage des comptes se fait en générale automatiquement lors du règlement. Mais, il la fonction de lettrage automatique permet de gérer ponctuellement et périodiquement cette opération.
Rapprochement automatique Une facture est considérée comme PAYÉE après que ses lignes aient été rapprochées de leurs contreparties. La fonctionnalité de rapprochement automatique <1> permet de rechercher automatiquement les écritures à rapprocher dans une série de comptes, il repère les écritures dont les montants correspondent. Il est impératif de définir la période du rapprochement. Il convient de sélectionner le ou les comptes à rapprocher <2>, d’indiquer la puissance<3>. La puissance du lettrage correspond au nombre de montants partiels pouvant être combinés ensemble pour conduire au rapprochement (niveau 2 à 4). A ce stade, il est possible de gérer les écarts de règlement. <4> En cliquant sur <Let.> le lettrage en activé, une nouvelle fenêtre d’information s’ouvre mentionnant le nombre d’écritures non rapprochées et rapprochées.