Traitement des commandes fournisseurs

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L’appel d’offre est une étape avant la demande de devis. Dans une demande d'achat (ou appel d'offre), il est possible d’enregistrer les produits et d’automatiser la création des demandes de devis auprès des fournisseurs. Après la négociation et obtention de toutes les offres fournisseurs, il est possible d’en valider certaines et d’en annuler d'autres.

Demande d’achat/appel d’offre ACHAT/Achats/Appels d'offres
Création de l’appel d’offre
<1> Le numéro d’appel d’offre est automatiquement incrémenté. Il est possible d’ajouter les références du document donnant lieu à cette demande de prix. Le responsable du suivi de l’appel est identifié ainsi que l’échéance <2>. Type de demande <APPEL D’OFFRES EXCLUSIF> au moment de la confirmation d’un bon de commande, les autres BC attachés à l’appel d’offre sont annulés <APPEL D’OFFRES MULTIPLE> permet d’avoir plusieurs bons de commande. Au moment de la confirmation d’un bon, les autres bons ne sont pas annulés. <3> <Demander les prix> permet d’identifier les fournisseurs sélectionnés pour l’appel d’offre. Ils peuvent être sélectionné dans le fichier fournisseurs ou créés. A ce stade, les demandes de prix apparaissent dans le menu <Devis> <4> Une fois les appels d’offre imprimées, il convient de cliquer sur <Envoyer aux fournisseurs> pour faire avancer le statut de la demande de prix	Appel d'offre 1
<5> Les devis ont été créés. Il est possible d’annuler le devis ou de le transformer en bon de commande directement depuis l’appel d’offre. Si des modifications sont apportées, il faut passer par le menu <devis>.	Appel d'offre 2
Suivi de l’appel d’offre
<6> Les appels d’offres ont été envoyées aux fournisseurs. Il y ont répondu et le fournisseur a été choisi. Il convient de cliquer sur <Achat effectué> pour faire avancer le statut afin de gérer au mieux les démarches <7> Les achats sont effectués mais en cas d’anomalie, il est possible de remettre en brouillon l’appel d’offre.	Appel d'offre 3
Demande de prix
ACHAT/Achats/Devis La demande de devis est faite pour acheter des produits à un fournisseur mais l'achat n'est pas encore confirmé. Ce menu permet de passer en revue les les devis créées automatiquement basées sur des règles logistiques (stock minimum, production à la demande, etc) ou sur des appels d’offre. Une demande de devis est convertie en bon de commande une fois que la commande est confirmée par le fournisseur.
Affichage des devis
L’origine du devis peut être un appel d’offre <1>, une planification d’approvisionnement automatique <2> en fonction des règles logistiques de réapprovisionnement ou une demande d’achat déclenché à partir de la fiche article <3>. Si le devis est créé directement, il n’y a pas de numéro d’origine. Lorsque que la demande d’achat est confirmée par le fournisseur, elle passe du statut <Bon de commande brouillon> en commande confirmée. Dans ce cas, la commande disparait de la liste des devis pour apparaitre dans les bons de commande.	Devis 1
Création de la demande de prix
<1> Lors de la création du devis le numéro est incrémenté. Il convient d’indiquer le fournisseur et éventuellement une référence liée à cette demande. <2> Les devis issus d’une demande de réapprovisionnement ou d’un appel d’offre sont identifiés par un numéro d’origine du document. <3> Par défaut, la liste de prix d’achat est sélectionnée. Si l’entreprise bénéficie de conditions tarifaires particulières, elles sont associées au devis. <4> La saisie du code article ou du mot clé représentant l’article, affiche la ligne produit. La quantité est alors ajoutée. Cliquez sur <Mise à jour> pour actualiser les calculs à chaque modification. <5> Les conditions de règlements et autres informations peuvent être ajoutées au devis L’onglet <Factures et bons de réception> apporte des informations complémentaires au devis. <6> Indiquez une adresse pour livrer directement du fournisseur au client. Dans le cas contraire, il faut laisser le champ à vide. La date de livraison est indiquée en fonction du délai de réapprovisionnement défini dans la fiche fournisseur. <7> <Basé sur les lignes de commande> les factures pourront être générées depuis les lignes de commandes à facturer via le menu <Contrôle facturation/Sur lignes de commande>. <Basé sur les factures brouillon> les factures sont générées lors de la création des bons de commande et confirmées manuellement depuis le menu Contrôle de facturation>Sur factures « brouillon ». <Basé sur les réceptions> les factures pourront être générées depuis la liste des réceptions à facturer via le menu <Contrôle facturation/Sur réceptions> ou lors de la réception des marchandises de l’entrepôt. Elle n’est pas créé. GAA : la dernière option peut être mise en œuvre en TBP pour familiariser l’élève au changement de processus. La facture n’est plus générée automatiquement lors de la confirmation de la commande mais elle est créée manuellement. <8> CONDITIONS de règlement: si elles n’ont pas été définies dans la fiche du partenaire, il est possible de les renseigner dans le BC. Il est toujours possible de modifier les conditions jusqu’à la facturation finale. Position fiscale : la gestion de la TVA sur les acquisitions intracommunautaires et importation se fait à ce niveau en définissant le régime fiscal.	Devis 2
Bon de commande
VIDÉO - La création d'une commande fournisseur
ACHAT/Achats/Bons de commande
Ce menu permet principalement de créer les bons de commandes par référence, par fournisseur, par produit, etc. Pour chaque bon de commande, il est possible de suivre les produits reçus et de contrôler les factures du fournisseur.
De la demande de prix confirmée au bon de commande
<1> L’ordre d’achat est confirmé, le bon de commande est créé <2>. Les articles sont prêts à être réceptionnés dans le <module Entrepôt> et la facture est en attente de facturation FACTURE BROUILLON <module Comptabilité> si la facturation est <Basée sur les factures brouillon>. En cas de facturation <basée sur les réception>, la facture est créée par le GAA depuis de formulaire de réception des marchandises. <3> L’accès à l’enregistrement de la réception des marchandises et au traitement de la facture fournisseur se fait directement depuis le formulaire <bons de commande>.	Commande1
Suivi des commandes fournisseurs
Il est possible pour le GAA, qui n’a pas accès au module de facturation, de suivre les factures à partir du menu <Contrôle de facturation/Sur facture brouillon>.	Commande2 - GAA suivi facturation
Impression du bon de commande
L'impression du bon de commande peut se faire directement à partir du bon de commande	Impression BC 1 individuelle
Il est possible d’effectuer un traitement non pas par bon de commande mais par groupe de bons de commande. Il suffit de cocher dans la liste des bons de commande ceux à imprimer puis de lancer l’impression groupée.	Impression BC 2 par lot
Annulation de commande L’annulation de commande se fait en 2 temps : Supprimer la réception de marchandises Annuler la commande et la mettre en brouillon éventuellement pour la modifier Vérifier l'annulation de la facture fournisseur
Supprimer la réception des marchandises
<1> Cocher la facture fournisseur à supprimer <1> <Autres Options> cliquer sur <supprimer>. Le bon de réception disparait de la liste.	Annulation 1
Annuler la commande
<1> Annuler la commande <2> Mettre la commande en brouillon pour la modifier ou la supprimer	Annulation 2
Vérifier l'annulation de la facture
La facture « brouillon » est automatiquement annulée. Le GAA et le GAV peuvent vérifier l'annulation. GAA Achat/contrôle de facturation/sur factures brouillon RA Comptabilité/Fournisseurs/Factures fournisseurs	Annulation3