Utilisation de l’espace

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L'administrateur d'un espace

L'administrateur d'un espace est désigné par le super-administrateur du site qui a créé l'espace. Ainsi, l'enseignant peut créer un espace et désigner un élève administrateur. Ce dernier aura pour responsabilité de donner des droits d'accès aux autres membres de l'espace.

Seul l’administrateur de l’espace ou l’administrateur général peut gérer un espace donc en modifier les paramètres.	Paramétrage de l'espace
L’administrateur peut modifier l’espace initialement configuré par l’administrateur général de la plate-forme. Le fond d’écran par défaut correspond à celui défini dans le paramétrage général de la plate-forme. Il est possible d’en choisir un autre. Il est possible d’agir sur les modules et les droits attribués à chacun d’eux. La position dans le menu peut aussi est changée (1, 2, etc.). Ne pas oublier de valider les modifications	Modifications de l'espace
L’invitation avec les identifiants de connexion est envoyée dans la messagerie électronique de la personne.	Invitation de connexion
	Invitation messagerie @ga.bac
L'utilisateur de l'espace L'affichage des utilisateurs de l'espace
Tous les utilisateurs de l’espace s’affichent lors de la sélection du module UTILISATEURS. Des groupes d’utilisateurs peuvent être formés dans un espace collaboratif.	Vignettes des utilisateurs
L'ajout d'un utilisateur à l'espace La création de la fiche utilisateur se limite à l’identification de la personne. Les droits attachés à l’utilisateur sont des droits basiques sur les objets. Seul l’administrateur général est habilité à transformer cet utilisateur en UTILISATEUR+ ou en ADMINISTRATEUR de l’espace. La coche permet d’envoyer par mail la notification d’inscription dans cet espace avec les identifiants de connexion Une fois la fiche créée, elle ne peut plus être modifiées Seul l’administrateur général peut modifier une fiche créée, réinitialiser le mot de passe ou affecter l’utilisateur à un autre espace	Ajout d'un utilisateur
L'ajout d'utilisateurs en nombre L'import d'utilisateurs en nombre pour éviter une saisie source d'erreur et chronophage peut être réalisé à l'aide d'un fichier au format .csv [1]
1ère étape : L'export de la trame du fichier utilisateur au format.csv Cette étape est facultative mais elle permet de récupérer une trame de départ adaptée à l'import dans cette application -1- Sélectionner Import/Export d'utilisateurs -2- Choisir l'action EXPORT -3- Sélectionner le format CSV AGORA. -4- Valider la sélection -5- Enregistrer le fichier sur le disque pour pouvoir le modifier	Export des utilisateurs
2ème étape : L'ouverture et la modification du fichier L'ouverture d'un fichier au format .csv doit se faire avec LibreOffice ou OpenOffice. Excel ajoute des caractères invisibles qui risquent de corrompre le fichier. Il sera impossible de l'importer dans l'application. -6- Ouvrir le fichier avec LibreOffice -7- Vérifier le jeu de caractères par défaut Unicode(UTF-8) -8- Sélectionner le séparateur de champ utilisé par l'application ou laisser cocher par défaut -9- Contrôler l'impact de vos choix précédents sur l'affichage des champs -10- Confirmer l'ouverture du fichier selon la sélection des critères	Ouverture du fichier exporté
Une fois le fichier ouvert, il convient d'apporter toutes les modifications utiles à la préparation du fichier d'import. -11- Supprimer les champs inutiles -12- Constituer la base des utilisateurs	Préparation du fichier d'import
3ème étape : L'import du fichier .csv -13- Sélectionner Import/Export d'utilisateurs -14- Choisir IMPORT -15- Joindre le fichier au format csv contenant les utilisateurs à créer dans la base de données -16- Confirmer en validant la saisie la poursuite de l'import	Import du fichier 1
-17- Contrôler et ajuster les champs à importer -18- Sélectionner tout ou partie des lignes de données à importer -19- Cocher la case pour envoyer par mail les identifiants de connexion aux utilisateurs nouvellement créés. -20- Confirmer l'import en validant	Import du fichier 2

La gestion des modules

L'agenda

Vue d'ensemble

Les agendas s’affichent dans l’ordre alphabétique, il ne faut pas oublier d’aller jusqu’en bas de la fenêtre pour les visualiser dans leur intégralité.
Création d'un évènement Description des fonctionnalités [2]	Création d'un évènement
Modification d'un évènement En se positionnant sur l’évènement du calendrier, une fenêtre permet de modifier la fiche ou de la supprimer dans un ou plusieurs agendas. Cette vue montre la personne informée de l’évènement et celle qui l'a créé. Une fiche en lecture seule fait apparaître un message d’alerte à l’utilisateur qui veut la modifier et qui n’en a pas les droits.	Modification évènement1
	Modification évènement2
L'actualité Affichage des actualités Ce tableau de bord permet à l’utilisateur quelques soit son statut d’être informé des évènements depuis sa dernière connexion. L’actualité apparait à gauche de l’écran d’accueil. Des filtres permettent trier la visualisation des évènements par période.
Le forum Présentation Un forum est un espace de discussion ouverte à plusieurs utilisateurs. Les discussions y sont archivées ce qui permet une communication en temps différée de l’information. C'est ce qui différencie les forums de la messagerie instantanée. Les sujets de discussion peuvent être organisés
Post d'un sujet Une question est posée à tout ou partie des utilisateurs de l’espace. Des droits en lecture/écriture sur le message sont donnés par celui qui pose la question. Les administrateurs ont toujours un droit en écriture. Ainsi, ils peuvent modifier ou supprimer un sujet.	Forum1
Le sujet apparait dans la fenêtre principale mais aussi dans les actualités (partie gauche de l’écran).	forum2
La gestion des fichiers Création de dossiers
Les utilisateurs de l’espace créent des dossiers dans lesquels sont enregistrés des fichiers quel que soit leur format.
Téléchargement de fichiers L’ajout d’un fichier se fait par un simple clic-glisser dans la fenêtre destinée à recevoir le document. Il est possible d’en informer par courriel les utilisateurs de cet espace. Il convient de se positionner dans le dossier dans lequel le fichier doit être mis pour ajouter le fichier. Il peut arriver que le téléchargement du fichier ne fonctionne pas en AJOUT MULTIPLE. Il faut alors choisir AJOUT SIMPLE de fichier.
Résultat Le fichier ajouté apparait dans le dossier Dossier racine>Tutoriels>RoundCube.odt. Seul l’administrateur dispose de droits suffisants pour supprimer ou déplacer des fichiers, il doit veiller à l’organisation cohérente des ressources dans l’espace. L’utilisateur ne peut pas supprimer un fichier qu’il n’a pas déposé (dont il n’est pas l’auteur).
Les projets
Il convient d’inscrire les tâches d’un projet dans un dossier spécifique ce qui permet d’en visualiser les dépenses par rapport au budget prévisionnel 1, l’avancement des tâches en pourcentage 2, la période3 et le nombre de tâches utiles à ce projet 4.	Description de la tâche
En rentrant dans le dossier du projet 5, l’ensemble des tâches s’affichent 6 avec la priorité donnée [ , les personnes rattachées au projet, le budget prévisionnel et le budget engagé la période de réalisation. Une vue de Gantt 7 permet de visualiser dans les temps l’exécution des tâches en pourcentage.	Signalisation de l'urgence
	Aperçu d'une tâche
Création d'un dossier Tout d’abord, il convient de créer un dossier qui va contenir l’ensemble des tâches du projet. Des droits en lecture/écriture sont donnés à tout ou partie des utilisateurs de l’espace.
	Droits de l'utilisateur
Ajout des tâches Les tâches sont ensuite ajoutées au dossier. Chaque tâche doit être planifiée et attribué un ou plusieurs utilisateurs. Elle est aussi budgétisée et son suivi est assuré en notant le pourcentage d’avancement.	Ajout d'une tâche
	Vue sur la tâche
Les favoris et le Tchat La gestion des favoris Les liens URL sont stockés et classés dans des dossiers et sous-dossiers si nécessaire.	Création d'un dossier
Les liens sont visualisables sous forme de vignette.	Vue vignette
Le lien URL est ajouté dans le formulaire.
La gestion du Tchat Cliquer sur la bulle bleue , la discussion en direct peut commencer.	tchat actif
L’utilisateur peut paramétrer son « tchat » en cliquant sur GÉRER LA MESSAGERIE INSTANTANÉE	Paramétrage du Tchat
Il va activer au non le « tchat » ou l’activer mais en choisissant les utilisateurs.	Choix de l'utilisateur
Les contacts
Les contacts peuvent être les utilisateurs de l’espace ou du site mais ils sont surtout des personnes sans lien avec l’espace.
Ils peuvent être classés dans des dossiers pour lesquels des droits en lecture ou écriture sont attribués à tout ou partie des utilisateurs. Si la coche est activée, les droits d’accès sont automatiquement attribués aux sous-dossiers.
Les fiches des contacts sont renseignées de manière très classique. Sans entrer dans la fiche, il est possible d’accéder directement à certaines informations par un simple clic : localiser sur une carte le contact contacter la personne par courriel si l’adresse a été saisie dans la fiche.
Lorsque le nombre de contacts est important, il est préférable de les importer.