Invitations

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Les participants

  Un questionnaire peut être envoyé anonymement, dans ce cas l'URL de connexion est glissé dans le mail explicatif, OU par une invitation 
  avec un code d'accès. Le sondé est alors connu.
  Dans le cadre du RGPD, il faut mettre en place la politique de confidentialité lié à la récupération des données personnelles (nom, courriel, 
  date de naissance, etc.).

La création de la "table" des participants

Le questionnaire peut être envoyé à des personnes ciblées dont on possède l'adresse mail. Chaque participant invité ne pourra répondre qu'une seule fois puisqu'un jeton d'invitation lui sera communiqué pour 1 seule connexion. L'avantage est de pouvoir suivre ceux qui ont déjà répondu et ceux qui n'ont pas répondu en les relançant par courriel. En résumé, l'utilisation d'invitation permet : de créer une liste de participants avec un nom et un courriel de générer 1 identifiant unique de connexion (pas de doublon de questionnaire) d'envoyer un mail de rappel à remplir le questionnaire pour tout ou partie des participants de restreindre l'accès au questionnaire aux seules participants disposant d'une invitation La première action que l'on invite 1 participant ou un grand nombre est d'initialiser la table d'invitations c'est-à-dire de la construire -1-. Cette étape est obligatoire -2-.	Table d'invitations
L'invitation d'un participant PARAMÈTRES / Participants au questionnaire L’invitation d’un participant se fait par la saisie de son nom, prénom et obligatoirement de son adresse mail valide. Il peut arriver d'oublier 1 participant. Dans ce cas, l'invitation est individuelle.	Invitation 1 participant
-4- nom et le prénom -5- CODE D'ACCÈS ou code d'invitation. Il est automatiquement créé mais il est toujours possible d’en saisir un. La longueur du code peut être définie depuis le paramétrage du questionnaire. -6- Courriel ou mail valide -7- UTILISATIONS RESTANTES le chiffre mis correspond au nombre de questionnaires pouvant être complétés (1= 1 questionnaire par invitation) -8- Période de validité du lien d'accès au questionnaire. Cette période aussi peut être définie depuis le paramétrage du questionnaire. SAUVEGARDER la saisie	Invitation 1 participant
-9- Consulter les participants pour vérifier la saisie OU ajouter un nouveau participant	Invitation de participants
Lorsque le panel est plus important, il convient d’importer les participants à l’aide d’un fichier .csv par exemple.	Liste des participants
L'invitation de plusieurs participants PARAMÈTRES / Participants au questionnaire -3- Fichier CSV (voir ci-dessous) -4- Parcourir pour sélectionner le fichier à importer -5- Sélectionner les critères d'import -6- ENVOYER pour télécharger le fichier	Import du fichier des participants
Le fichier doit être un fichier CSV standard (délimiteur : virgule) avec éventuellement des guillemets pour encadrer les valeurs -8-. La première ligne doit contenir le nom des champs. Les champs peuvent être donnés dans n'importe quel ordre La première ligne doit contenir le nom des champs. Les champs peuvent être donnés dans n'importe quel ordre. Champ(s) obligatoire(s) : firstname, lastname, email Il convient d’utiliser OpenOffice ou Libre Office pour travailler les fichiers CSV (Excel est à éviter). Il faut sélectionner le fichier et choisir de préférence UNICODE HTF8.	Fichier csv
-9- La liste des participants s'affiche une fois le fichier CSV importé dans la base.	Liste des participants importés
La mise en œuvre du questionnaire Une fois la liste des participants au questionnaire renseignée, plusieurs actions sont à mettre en œuvre pour permettre pour lancer les invitations à remplir le questionnaire Créer la liste des participants Générer les code d'accès INDISPENSABLE Envoyer le mail d'invitation Relancer par mail uniquement si le questionnaire n'est pas rempli La création des codes d'invitation
Il convient de créer des codes invitations pour tous les participants au questionnaire. Ce code est unique par participant. Il permet d'assurer le suivi individuel et de relancer si nécessaire les participants. -1- Générer les codes d'invitation de la liste des participants -2- Créer les codes -3- Visualiser les codes. Par défaut, le paramétrage général du questionnaire octroie 15 caractères. Il est possible de le modifier avant la création automatique ou individuellement.	Générer les codes d'invitation OBLIGATOIRE
L'envoi d'une ou plusieurs invitations Il est possible d’inviter une partie des participants de la liste -1- Sélectionner en cocher les participants -2- Envoyer les courriels d'invitation	Invitations ciblées de quelques participants
Si l'invitation concerne l'ensemble des participants, il faut passer directement par le menu Invitation & rappels -3- Envoyer les courriels d'invitation	Invitations de tous les participants
Le courriel d'envoi s'affiche, il est possible d'en modifier le contenu -1- Émetteur et objet -2- modification éventuelle des paramètres d'envoi -3- ENVOYER LES INVITATIONS	Mail d'invitation
La réception d'une invitation Un courriel est envoyé aux participants avec un lien vers le questionnaire. -4- Le participant clique sur le lien qui lui est envoyé dans l’e-mail	Courriel d'invitation
*-5- Un courriel de confirmation de participation est envoyé au participant à l’issue du questionnaire.	E-mail de confirmation de participation
L'envoi d'un courriel de rappel -6- Le courriel de rappel permet d'envoyer une nouvelle invitation uniquement à celui ou ceux qui n'auraient pas complété le questionnaire.	Courriel de rappel
Les modèles de courriels d'invitation PARAMÈTRES / Modèles de courriel
Les modèle proposés sont entièrement modifiable et adaptable au questionnaire transmettre aux sondés	Modification du courriel type

La sécurisation d’un questionnaire

La structure du questionnaire doit être exportée Affichage / Exportation immédiatement et il convient de garder le fichier d'extraction en lieu sûr. Il faut visiter régulièrement l'écran de "Réponses" et exporter les réponses reçues en gardant une copie du fichier (format csv ou excel. Ces formats permettent de travailler les statistiques facilement surtout si le questionnaire est dense. Il faut éviter les changements dans le questionnaire. Certains éléments d'un questionnaire peuvent néanmoins être changés après l'activation et, bien que cela ne doive pas poser de problème, c'est plus sûr de ne pas y toucher. Il faut tester au maximum le questionnaire avant de l'activer et le laisser inchanger pendant qu'il est activé.