Gestion du temps et des congés

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Gestion du temps

   PRESENCES / ....... 

Le module "Présences" permet de pointer les heures de travail journalières. Ce pointage est fait par chaque salarié à leur arrivée et en fin de journée. Si le pointage de fin de journée a été oublié par un salarié l'application propose une saisie manuelle de l’heure de départ de la veille. Les employés ayant un droit d'accès au PGI pointent directement dans l'application à la 1ère connexion. Les autres disposent d'un badge. Il est possible de saisir manuellement l'heure de début et l'heure de fin. Le mode de pointage est défini dans la configuration générale du module. Il suffit de cocher ou décocher l'option. -1- Check In / Chek Out -2- mode Kiosque -3- Cocher l'option du mode Kiosque	2 modes de pointage
Pointage d'un employé
Mathilde JOURDAIN se connecte au PGI, puis accès au module PRÉSENCE. une fenêtre s'ouvre lui demandant de s'identifier manuellement ou en scannant son badge. -1- Identify Manually Mathilde sélectionne cette option, elle n'a pas de lecteur de badge. -2- Sélectionne dans la liste des employé de sa carte -3- "Entre" dans le PGI. Le comptage des heures commence. -4- Visualisation par le responsable du rond vert matérialisant la présence Le défaut de pointage n'est pas bloquant.	Pointage de l'employé
Suivi du pointage par le gestionnaire Les heures pointées apparaissent automatiquement dans l'interface du gestionnaire. Il détient les droits pour contrôler et modifier les heures. Il peut aussi réaliser une saisie manuelle. -5- Remontée automatique du temps de travail -6- Saisie manuelle du temps de travail. Un calendrier facilite la saisie. -7- Visualisation du nombre d'heure journalier.	Suivi des temps de travail par le gestionnaire
Suivi des présences par le gestionnaire Il est possible de visualiser les présences sur l'ensemble des personnels en affichant l'organigramme -8- Pastille verte pour indiquer la présence du salarié et son activité sur le logiciel	Visualisation des présences
Suivi des statistiques Une analyse des présences peut être faite par mois, par salarié, par département, etc. -9- Sélectionner la mesure des heures ou du nombre de jours -10- Choisir le graphique -11- Choisir l'ordre de tri	Visualisation des présences
Gestion des congés
Les demandes de congés sont faites par utilisateur de l’application puis validées par le responsable administratif. Si le salarié n’a pas de droit pour faire la demande, un gestionnaire administratif pourra la faire à sa place. Une fois validées, les demandes apparaissent automatiquement dans l'agenda de l'employé et de son responsable. Il est important de distinguer 2 types de demandes la demande « classique » de congé à laquelle le salarié à droit la demande d’attribution de congé à utiliser en cas de dépassement de durée ou de congé particulier Le "validateur" des congés doit être renseigné dans la fiche de l'employé	fiche employé - Validateur des congés
Congés du salarié Demande de congés CONGÉS / Mes congés
Mathilde JOURDAIN accède au menu CONGÉS pour faire sa demande de congés. -1- New Time Off Nouvelle demande de congés -2- Sélection du type de congé -3- Saisie des dates début et fin -4- Affichage automatique du nombre de jours -5- Justification de la demande	Demande de congé
-6- Affichage de la demande de congés dans l'agenda personnel de Mathilde. Elle peut visualiser les éléments de sa demande en cliquant sur l'évènement. -7- Type de congés. Ceci permet de trier les congés dans l'agenda	Inscription de la demande de congés dans l'agenda
Suivi de la demande Une fois confirmée par le responsable, le statut de la demande change -1- Accès par "My allocation Request" (ma demande de congé) -2- Accès par la vue LISTE -3- Visualisation du statut de la demande	suivi de la demande
Gestion par le responsable Demandes de congés du salarié Le gestionnaire des congés affiche les <congés>. Il peut APPROUVER ou REFUSER la demande de congés du salarié. -1- Tri les congés par statut : Tous ou À approuver -2- Visualisation de la demande de congés -3- État du statut de la demande à faire avancer : APPROUVER ou REFUSER -4- Suivi de la validation du congé par le responsable. Chaque étape apparait dans l'interface de l'employé.	Suivi de la demande de congé
Le responsable dispose d’une vue calendaire pour visualiser l’ensemble des congés de tout le personnel	Calendrier des congés
Attribution d'heures ou de congés par le responsable Le gestionnaire peut saisir manuellement des heures de repos supplémentaires du type repos compensateur ou des congés imposés. Ces heures ou ces congés apparaissent dans l'interface de l'employé pour l'informer. -1- Responsable / Attribution -2- Créer une nouvelle attribution d'heures -3- Attribution "normale" Indiquer la raison de l'attribution d'heures, le type de congés, le mode, l'employé et le nombre d'heures. -4- Attribution "provisionnelle" Cette attribution d'heures est prévue et planifiée. L'attribution par mode permet d'attribuer une même quantité d'heures à l'ensemble des salariés d'un département ou ayant la même étiquette.	Attribution d'heures dans le responsable
-5- Affichage des heures à prendre par Mathilde et des heures prises	Congés employé - Visualisation
Configuration
L'utilisation de ce module implique quelques réglages.	Module CONGÉS
Configuration des types de congés CONGÉS / Configuration / Type de congés
Les catégories de congés sont configurées pour être utilisés dans le formulaire de demande de congés par l’employé. Seul le responsable administratif peut ajouter un type de congés et définir les droits. -1- Odoo propose par défaut une liste de congés possibles. Cette liste peut être enrichie et/ou modifiée. La modification d'un congé se fait en double-cliquant sur la ligne puis "Éditer". -2- Créer un nouveau type de congés	Types de congés - Vue d'ensemble
-3- Nommer le type de congé -4- Saisir le code de ligne sur le bulletin de salaire s'il est connu. -5- Sélectionner la contrainte de prise de congé par jour ou par demi-journée ou par heure -6- Définir la période du congé -7- Gérer la validation de la demande de congé. Le mode dépend du processus mis en place dans l'organisation : - No limits : les employés peuvent librement demander un congé - Allow Employees Requests : les employés peuvent demander des congés et des heures soumis au responsable - Set by Time Off Officer : le congé est fixé par le responsable, il est obligatoire pour l'employé. -8- Sélectionner le responsable de la validation du congé. Ce responsable apparait dans la liste uniquement s'il a un droit d'accès au PGI ce qui est logique dans la mesure où il doit traiter les demandes. -9- Régler le comportement de la demande de congés - Pas de validation par le responsable - Validation par le responsable - Validation par le supérieur hiérarchie direct - Double validation par le responsable et le supérieur hiérarchique direct	Types de congés - Création
Attribution des droits CONFIGURATION / Utilisateurs et sociétés / Utilisateur
Les droits doivent être donnés aux utilisateurs demandeurs de congés et à l'utilisateur gestionnaire des congés. Cette manipulation est réservée à l'administrateur de la base de données. Il convient de modifier la fiche de l'utilisateur pour régler les droits sur le module. -1- Droits d'accès -2- Sélectionner le droit pour cet utilisateur	Droit d'accès de l'utilisateur à l'administrateur 1
-3- - à blanc (ou vide) : l'utilisateur peut faire une demande de congé et suivre sa demande. Le menu "responsable" est accessible en consultation uniquement -4- - Responsable : le responsable en fonction de ces droits sur le type de congé, traite la demande faite par l'employé. Il peut valider des demandes de congés et allouer des heures de congés aux employés (ex : repos compensateur ou attribution de congés payés. -5- - Approbateur de tout : ce profil intègre toutes les possibilités précédentes et dispose d'un droit pour configurer le type de congé. -6- - Administrateur : ce profil intègre toutes les possibilités précédentes. Le menu ANALYSE permet d'analyser les congés par employé mesuré par durée et comptage et par type de congés	Droit d'accès de l'utilisateur à l'administrateur 2