Gestion du site par l’administrateur général

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Le paramétrage des données générales

Avant de créer les espaces utilisateurs, il est important de configurer la plateforme.	Accès paramétrage
-1-Attribuer un nom à la plateforme et le décrire -2- Ajouter un fond d'écran personnalisé et le logo, définir la couleur d'affichage, et -3- Ajouter de l'interaction entre les utilisateurs : "like", "commentaire, "messagerie instantanée"... Définir le mode de tri par défaut des utilisateurs -4- Enregistrer les modifications	Paramétrage
Les espaces utilisateurs L'accès au espaces utilisateurs
L’accès à la gestion des espaces utilisateurs se fait soit par le menu principal 1, soit par le déroulement du menu ESPACE 2 Il convient de sélectionner GÉRER LES ESPACES DU SITE pour configurer un nouvel espace.	Gérer les espaces
L'affichage des espaces utilisateurs du site Chaque espace 1 est paramétrable en fonction des besoins de ses utilisateurs (choix des modules 2, fond d’écran, etc.). Un utilisateur peut accéder à un ou plusieurs espaces 3 (utilisateur administrateur ). Il est possible de créer autant d’espaces que nécessaire. Il est toujours possible de modifier les paramètres à contre coup 4, voire de supprimer l’espace.	Gestion des espaces
La création d'un nouvel espace Le nouvel espace utilisateur doit être identifié. Le fond d’écran par défaut correspond à celui défini dans le paramétrage général de la plate-forme. Il est possible d’en choisir un autre. Les utilisateurs de l’espace peuvent être rattachés à ce stade s’ils figurent déjà dans la base du site. Si ce n’est pas le cas, ils sont rattachés à l’espace utilisateur correspondant lors de leur création. UTILISATEUR la personne accède uniquement à cet espace UTILISATEUR + l’utilisateur accède à cet espace et peut envoyer des invitations pour ajouter des utilisateurs. ADMINISTRATEUR il peut utiliser l’espace, créer des utilisateurs, envoyer des invitations mais surtout il possède tous les droits sur l’espace (lecture/écriture/suppression). L’ESPACE PUBLIC tout le monde peut accéder à l’espace
Cette partie permet d’ajouter des modules et de les positionner dans la barre d’outils (1er, 2ème, etc.) Il est possible de mettre des restrictions à l’utilisation des modules. Par exemple, le module ACTUALITÉ peut être utilisé par tout le monde ou uniquement par l’administrateur de l’espace. Ne pas oublier de VALIDER sinon les informations sont perdues
Les utilisateurs du site L'affichage de la liste des utilisateurs du site
Pour visualiser tous les utilisateurs du site, il faut obligatoirement passer par ce menu. Attention, le module utilisateurs ne fait apparaître que les personnes rattachées à l’espace.
L'affichage des utilisateurs dans un espace...	Erreur lors de la création de la vignette : Fichier manquant
La création d'un utilisateur
Utilisateurs du site > Ajouter un utilisateur	Ajout d'un utilisateur
-1- Identifier l'utilisateur un identifiant de connexion, un nom et un prénom, un mot de passe sécurisé et une adresse de messagerie valide. -2- Envoyer un mail de notification de création de compte -3- Définir l'utilisateur comme administrateur général ou pas du site. Seul un administrateur général peut le faire. -4- Activer l'agenda personnel ou pas -5- Affecter l'utilisateur à 1 ou plusieurs espaces en lui attribuant des droits d'accès UTILISATEUR l’utilisateur accède à cet espace ADMINISTRATEUR il peut utiliser l’espace, créer des utilisateurs, envoyer des invitations mais surtout il possède tous les droits sur l’espace (lecture/écriture/suppression). Ne pas oublier de VALIDER la saisie.	Création utilisateur 1
L'import/export des utilisateurs
L'import d'utilisateurs en nombre pour éviter une saisie source d'erreur et chronophage peut être réalisé à l'aide d'un fichier au format .csv [1] 1ère étape : L'export de la trame du fichier utilisateur au format.csv Cette étape est facultative mais elle permet de récupérer une trame de départ adaptée à l'import dans cette application -1- Sélectionner Import/Export d'utilisateurs -2- Choisir l'action EXPORT -3- Sélectionner le format CSV AGORA. -4- Valider la sélection -5- Enregistrer le fichier sur le disque pour pouvoir le modifier	Export des utilisateurs
2ème étape : L'ouverture et la modification du fichier L'ouverture d'un fichier au format .csv doit se faire avec LibreOffice ou OpenOffice. Excel ajoute des caractères invisibles qui risquent de corrompre le fichier. Il sera impossible de l'importer dans l'application. -6- Ouvrir le fichier avec LibreOffice -7- Vérifier le jeu de caractères par défaut Unicode(UTF-8) -8- Sélectionner le séparateur de champ utilisé par l'application ou laisser cocher par défaut -9- Contrôler l'impact de vos choix précédents sur l'affichage des champs -10- Confirmer l'ouverture du fichier selon la sélection des critères	Ouverture du fichier exporté
Une fois le fichier ouvert, il convient d'apporter toutes les modifications utiles à la préparation du fichier d'import. -11- Supprimer les champs inutiles -12- Constituer la base des utilisateurs	Préparation du fichier d'import
3ème étape : L'import du fichier .csv -13- Sélectionner Import/Export d'utilisateurs -14- Choisir IMPORT -15- Joindre le fichier au format csv contenant les utilisateurs à créer dans la base de données -16- Confirmer en validant la saisie la poursuite de l'import	Import du fichier 1
-17- Contrôler et ajuster les champs à importer -18- Sélectionner tout ou partie des lignes de données à importer -19- Cocher la case pour envoyer par mail les identifiants de connexion aux utilisateurs nouvellement créés. -20- Confirmer l'import en validant	Import du fichier 2
L'envoi des identifiants de connexion
Gérer les utilisateurs du site > Envoyer des identifiants L'utilisateur est informé de ses identifiants de connexion par mail. Il faut avoir au préalable renseigné l'e-mail dans le fiche utilisateur.	Envoi id & mdp
L’agenda L'affichage général des agendas
L’administrateur général a une vue d’ensemble des agendas de tous les utilisateurs des espaces 1. Ainsi, il peut MASQUER/AFFICHER 2 les agendas de tout ou partie des utilisateurs, la coche permet de les choisir. La vue du calendrier se fait à la date du jour, au jour, à la semaine ou au mois 3. Il convient de se positionner sur le jour de l’évènement pour le créer. La +permet d’ouvrir la fenêtre ci-contre.	Vue agenda
La création d'un évènement par l'administrateur
L’évènement doit avoir un titre 1, il est possible décrire plus précisément l’action en déroulant la fenêtre. Sélectionner cet option lorsque l’évènement est récurrent (semaine, mois, etc.).
L’évènement peut être visible 2 selon 3 modes différents : PUBLIC visible par les utilisateurs qui ont accès aux agendas où l’évènement est affecté. NON est sélectionné si l’évènement n’est pas partagé. PUBLIC, MAIS DÉTAILS MASQUÉ les utilisateurs qui ont un accès en lecture ne voient que la plage horaire de l’évènement. PRIVÉ visible uniquement par ceux qui ont un accès en écriture aux agendas où l’évènement est affecté.
3l’évènement peut être proposé à l’affectation dans l’agenda d’un autre utilisateur. Les utilisateurs concernés par l’évènement peuvent en être informés par courriel 4 Inverse la sélection des utilisateurs Affecte l’administrateur du site automatiquement (groupe utilisateurs paramétré en amont).
La visualisation des évènements créés L’affichage de la liste des événements permet aussi de pouvoir les modifier	Création d'un évènement
La création des catégories d'évènements Les catégories sont créées ou modifiées par l’administrateur général ou par son auteur (utilisateur ou administrateur simple). Un code couleur peut être utilisé pour chaque catégorie.
L'ajout d'un agenda de ressources Il est possible d’ajouter un agenda partagé entre un ou plusieurs utilisateurs d’espaces différents.	Ajout d'un agenda
Il convient de définir par une coche les droits sur l’agenda, en lecture seule ou en écriture .	Droit sur un agenda
La gestion des agendas des utilisateurs
Tous les agendas créés par les utilisateurs apparaissent dans l’interface de l’administrateur général. Il peut agir sur les agendas en les modifiant et en gérant les droits d’accès. Les événements sont exportables ou importables au format ical et des courriels peuvent être envoyés. iCalendar permet aux utilisateurs d'envoyer des demandes de rendez-vous, et de les transmettre à d'autres utilisateurs par courriel.
Il faut disposer du logiciel permettant la lecture. Les évènements précédents le jour J sont supprimables par l’administrateur général quel que soit le propriétaire de l’agenda.
La messagerie / favoris La gestion de la messagerie internet
Cette messagerie interne aux sites permet d’envoyer des informations rapidement aux utilisateurs quel que soit l’espace auquel ils appartiennent. l'utilisation reçoit une notification par mail s'il a été renseigné dans son profil. Il n'existe pas de droit spécifiques de l'administrateur sur l'utilisation de cette messagerie -1-' Sélectionner le module "Courriel" -2-' Rédiger le courriel et joindre éventuellement un fichier -3-' Cocher les destinataires du mail -4-' Masquer ou pas des destinataires pour un envoi en Cci et ajouter éventuellement une signature -5-' Envoyer le message
La gestion des favoris Les liens URL peuvent être enregistrés dans les favoris puis partagés entre les utilisateurs des espaces. Ces liens sont mis en lecture seule ou en écriture, dans ce cas ils sont modifiables. L’information peut être notifiée par courriel, il suffit de cocher cette option. -1- Créer un nouveau lien -2- Ajouter l'URL du lien -3- Modifier le lien -2- Cliquer sur la vignette du lien pour accéder à la page Web