LES PRODUITS ET LES STOCKS

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Vue d'ensemble

Configuration des catégories de produits Lorsque le nombre de références gérées est élevé, le recours au regroupement des articles en catégorie devient incontournable. Le but est d’améliorer la gestion des articles de même groupe et de rationaliser le suivi des stocks. Une catégorie d’articles est composée de articles ayant les mêmes caractéristiques, il s’agit donc d’une famille d’articles.
Affichage de la liste des catégories
Création d’une catégorie d’articles VENTES/Configuration/Articles/Catégorie d'articles Le nom de la nouvelle catégorie de articles est saisi dans le formulaire ainsi que la catégorie parent à laquelle il est rattaché. Il est donc possible de créer des sous-catégories en fonction des besoins de l’organisation. Par défaut, le type de catégorie est toujours <Normal> sinon il est à vue dans ce cas la catégorie n’est pas utilisable car elle centralise un ensemble de catégories. Il est possible d’associer à la catégorie le compte d’achat et le compte de vente correspondant. Les comptes de stocks assurent un suivi comptable.
Configuration des UDM Configuration des catégories d'unités ENTREPÔT/Configuration/Catégorie Unité de mesure Avant de définir une unité de mesure, il convient de créer la catégorie à laquelle elle sera rattachée. Par défaut, un ensemble d’unités sont créées à l’installation des bases de la société. Création d’une catégorie <Temps de travail> à laquelle peut être rattachée l’unité <heure>, <jours>, <pièce>, etc.
Configuration des unités de mesure ENTREPÔT/Configuration/Unité de mesure L’unité de mesure permet de valoriser les stocks mais aussi la facturation des articles (PCE, kilogramme, heures, etc.) Affichage de la liste des unités de mesure Une unité de mesure appartenant à la même catégorie se convertit automatiquement. Par exemple, l’application transforme les kilogrammes en grammes, etc. Un ensemble d’unités de mesure est installé lors de la mise en place de la base de données.
Création d’une unité de mesure La précision d'arrondi indique la plus petite représentation de cette unité et le type d’Udm indique une variabilité de précision d’arrondi (plus grand que ou plus petit que). Le logiciel est capable de gérer de nombreuses unités de mesure mais surtout d'avoir une gestion de stock en doubles unités. Ces deux unités n'appartiennent pas nécessairement à la même catégorie et il peut ne pas y avoir de relations directes entre ces unités. L'une est généralement utilisée pour la gestion de stock, tandis que l'autre est utilisée pour la valorisation de stock ou la facturation. Tous les mouvements de stock sont alors tenus en double unité. Par exemple, la tenue du stock de fromage se fait à la pièce et la vente se fait au kilo.
Tenue du fichier produits ENTREPOT/Articles/Articles Les articles peuvent être achetés et/ou vendus. Ils peuvent être des matières premières, des articles stockables, des consommables ou des services. Dans ce menu les articles par catégorie ne sont qu’en consultation. Les mises à jour des catégories se font par le menu Configuration>Catégories de articles.
Affichage de la liste des articles L’affichage de la liste fait apparaître les articles <1> triés alphabétiquement et le nombre total d’articles. L’utilisation des filtres permet de trier rapidement cette liste (catégories, type de vente, peut être vendu ou pas, etc.) <2>. Il convient de cliquer sur <créer> pour ajouter un nouvel article <3>. <Stock réel> Il s’agit des quantités en stock. <Stock théorique> Il s’agit d’un stock prévisionnel. Il tient compte du stock réel auquel s’ajoutent les entrées prévues et s’enlèvent les sorties prévues.
Création d’une fiche article Le formulaire du produit contient des informations détaillées sur les articles en lien avec les approvisionnements logistiques, les prix de vente, les catégories de produit, les fournisseurs, etc. L’indication du nom du produit est obligatoire<1>. <2> En cochant tout ou partie de ces cases, l’article peut être mis dans une ligne de commande d’achat et/ou du vente ou peut être intégré à des remboursements de frais de déplacement. <3> Ces boutons permettent d’accéder directement aux informations et à l’historique de l’article.
Informations Décrit très précisément les caractéristiques du produit. -1- Le <type de produit> (Stockable, consommable ou service) doit être sélectionné. Les consommables sont traités comme les articles stockables mais il n’y a pas de gestion de stocks. Un service n’est pas stockable. <L’unité de mesure> correspond à l’unité de vente du produit. L’unité de mesure est paramétrée en amont dans la configuration des articles du module des achats. Nous pouvons trouver comme unité l’heure, le kilo, la journée, le lot, etc. Ainsi, la gestion multiple des unités se fait facilement, il est possible d’acheter à la tonne et de revendre au kilo. La modification de l’unité de vente une fois la fiche créée n’est pas possible. Il faut dupliquer l’article puis désactiver la fiche initiale. La <référence interne> doit être saisie, elle ne s’incrémente pas automatiquement. Il est possible d’ajouter le code EAN13 (European Article Numbering à 13 chiffres), code barre utilisé dans le monde entier sur l’ensemble des articles de grande consommation. Le cadre du bas permet de décrire les <caractéristiques de l’article> Cette description ne figure pas dans les documents commerciaux mais elle peut être utile pour le site marchand de l’entreprise -2- Le <prix de vente> est un champ calculé non obligatoire. Le prix de vente peut être saisi directement ou laissé à une règle de calcul de prix de vente. S’il sert de base au calcul du prix de vente, il faut laisser le prix à 1 sinon il sera impossible de calculer un tarif sur le prix de vente. Il est parfois appelé « prix catalogue » (voir Gestion de la base de données > Gestion des tarifs).
Approvisionnements -3- Le prix de revient (prix standard ou prix moyen). Il sert de base au calcul du prix de vente. Le prix moyen est calculé automatiquement en fonction des entrées en stock (moyenne pondérée des prix d’achats), il sert à valoriser les stocks. Le prix d’achat doit être saisi en cas de méthode « prix standard » -4- L’acheminement du produit : l’approvisionnement peut se faire par un achat (achat/revente) ou par une production (fabrication du produit). Si le produit est géré selon <Acheter>, lors d’une vente, les articles sont pris sur le stock ou à défaut un réapprovisionnement est lancé. La gestion sur stock permet aussi la gestion du stock en quantité et la définition d’un stock minimum utile au réapprovisionnement. Si le produit dépend <fabriquer sur commande>, la fabrication se fait au moment de la demande par le client tel est le cas des services. Ces critères peuvent être redéfinis dans le module <Entrepôt>. L’Appel d’offre. Case à cocher si l’on souhaite générer des appels d’offre plutôt que des demandes de prix en cas de réapprovisionnement. <L’unité de mesure d’achat> doit appartenir à la même catégorie que l’unité par défaut. L’unité par défaut est PCE c’est-à-dire la pièce. L’unité de mesure est paramétrée en amont dans la configuration des articles du module des achats. Nous pouvons trouver comme unité l’heure, le kilo, la journée, le lot, etc. Ainsi, la gestion multiple des unités se fait facilement, il est possible d’acheter à la tonne et de revendre au kilo.
-5- Un ou plusieurs fournisseurs peuvent être associés à la fiche articles, ce renseignement est indispensable en cas de réapprovisionnement automatique. Le nom du produit chez le fournisseur ainsi que sa référence sont renseignés. Cette fiche prévoit la quantité minimale à commander et le délai de livraison fournisseur. Le produit peut être rattaché à une liste de prix c’est-à-dire à des réductions selon des conditions définies.
Inventaire -6- Visualisation de l’état du stock de l’article La mise à jour du stock peut se faire directement à partir de la fiche article en cliquant sur <mettre à jour/update>. Dans ce cas, l’inventaire physique est mis à jour et peut être visualisé Entrepôt>Gestion de stocks>Inventaire physique. La <demande d’approvisionnement/request procurement> est un assistant qui permet de générer une demande d’achat de ce produit. Selon la configuration du produit, cette demande déclenche un bon de commande à l’état de devis, un ordre de fabrication ou une nouvelle tâche. La gestion des <lots>. Ces coches assurent le suivi des lots de fabrication en attribuant un numéro de lot. Les lots entrants et sortants sont suivis en obligeant la saisie d’un numéro de lot. -7- Il s’agit de localiser l’article dans le magasin ou l’entrepôt pour le trouver rapidement en attribuant un référencement de lieu de stockage. Ces champs permettent de faciliter la traçabilité du produit en cas d’entrepôts décentralisés, etc. Le volume du colisage permet d’optimiser les espaces de stockage et de les anticiper. Cette partie peut ne pas être renseignée mais elle est un indicateur supplémentaire. Ainsi, le volume en m3, le poids brut et net en kilo donne des informations pour optimiser le colisage et renseigner plus précisément le transport. L’état définit la situation dans laquelle se trouve l’article. Une fiche produit créée et mouvementée ne peut plus être supprimée. De ce fait, il est possible d’affecter un état qu’il soit <normal> (ou rien), <en développement> (ne peut être vendu), <en fin de cycle de vie> ou encore <obsolète>. Le responsable est l’identification de la personne (utilisateur du PGI) qui a en charge l’achat chez le fournisseur.
Ventes Cet onglet donne des informations utiles à l’entrepôt pour gérer les livraisons client -8-. Le délai de livraison client correspond au délai moyen entre la confirmation de commande et la livraison au client est de 7 jours. Par défaut, il est de 7 jours.
Comptabilité -9- L’article est associé à une catégorie d’articles. Elle est associée à l’article pour permettre le classement mais aussi d’y associer tous les paramètres de la catégorie (compte, etc.). -10- La spécification de la catégorie d’article évite la ressaisie des comptes dans la fiche article ( Les comptes ne s’affichent pas dans le champ. La TVA configurée en amont s’ajoute automatiquement à la fiche, il est toujours possible de la modifier.
Retours d’articles ENTREPOT/Opérations/Mouvements Le traitement des retours d’articles vendus dépend de la méthode de facturation de l’entreprise. Si la facturation est basée sur les quantités commandées par le client, l’établissement d’un avoir s’impose. Par contre, si la facturation est basée sur les quantités livrées, la facturation du retour ne se fait pas. Cependant dans certains cas comme l’échange standard d’un article, il n’y a pas de facturation. Dans le cas présent, la facturation n’a pas eu lieu
Il convient de cliquer sur le bouton <Retourner les articles> puis d’ajuster les articles retourné <1> Les 2 articles retournés n’entraînent pas de facturation -2- . Le retour doit être confirmé par <Retourner>. En cas de retour avec facturation/remboursement se reporter à la partie avoir client ou avoir fournisseur
Le bon de retour se trouve maintenant dans la liste des <Bon de réception>, il faut le traiter. La quantité sortie de stock doit être entrée en stock, il faut cliquer sur <Reçus> <4> puis <recevoir 5>
Gestion des emplacements de stock ENTREPOT/Configuration/Emplacements La plupart des logiciels se limitent à gérer les articles dans les entrepôts. Grâce à son système de double entrée, il est possible de gérer les stocks des clients et des fournisseurs. L’avantage est une traçabilité complète du produit du stock du fournisseur jusqu’au client. Ainsi, un stock se déplace toujours d'un lieu vers un autre. Liste des emplacements Des emplacements standards sont définis à l’installation de la base de données. L’application gère hiérarchiquement les emplacements. Par exemple, les emplacements physiques internes de l’entreprise se déclinent en stock (l’entrepôt, le magasin, les armoires, etc.) et en sortie ; les emplacements partenaires sont divisés en clients et fournisseurs. Si des articles sont livrés par un fournisseur, ils sont déplacés du fournisseur vers le stock de l’entreprise ; et s’ils sont livrés à un client, ils sont déplacés du stock vers le client. Ainsi, il est possible de voir les mouvements de stocks à partir des emplacements partenaires.
Définition des lieux de stockage Il convient de définir le ou les lieux de stockage des articles selon la configuration de l’entreprise. Ici, l’entreprise Biomag ne possède qu’un entrepôt de stockage (emplacement interne). Le stockage des entrées des articles fournisseurs se fait dans l’emplacement interne/stock<1>, puis les articles sont rattachés au stock <2> et chaque sortie est prise sur l’emplacement interne/sortie<3>.
Gestion de l’inventaire et état des stocks ENTREPOT/Gestion des stocks/Inventaire physique Les inventaires périodiques sont utilisés pour inscrire le nombre d’ articles réellement disponibles par emplacement. Ainsi, le niveau des stocks est rectifié si nécessaire.
Affichage des inventaires La liste permet de visualiser l’ensemble des inventaires réalisés à une certaine date.
Création d’un inventaire L’inventaire a une référence et une date que ce soit celle du jour ou une autre<1>. Dans les informations générales, il faut identifier le produit dont le stock est à rectifier ainsi que son emplacement<2>. La quantité d’articles à saisir est celle de l’inventaire physique. La nouvelle quantité est saisie <2> puis enregistrée dans la fiche article automatiquement. Le bouton <confirmer de l’inventaire> permet d’enregistrer et de mettre à jour les stocks mais les modifications sont toujours possibles <3> La dernière phase est la validation de l’inventaire. Un inventaire peut être annulé, la quantité en stock revient ainsi à son état initial. Les articles s’affichent en rouge dans la liste des articles après la modification.
Visualisation de l’état des stocks ENTREPÔT/Gestion des stocks/Structure des emplacements L’aperçu de l’état du stock par emplacement est visualisable depuis Entrepôt>Configuration>Emplacements ou Entrepôt>gestion des stocks>Structure des emplacements Il convient de sélectionner les emplacements à visualiser <1> puis de choisir dans les autres options <2> les articles par emplacement. <3> L’analyse peut se faire sur un période ou sur le stock actuel.
SUIVI DES ACTIVITES/Entrepôt/Analyse du stock L'analyse de stock permet de vérifier et d'analyser les niveaux des stocks. Les données sont triées et groupées par critère de sélection pour avoir une meilleure analyse. Elles peuvent être exportées dans un format tableur pour être exploitées.
Les mouvements de la période sont visualisables et exportables. Il est possible d’organiser les vues en modifiant les lignes/colonnes.
Configuration des réapprovisionnements ENTREPÔT/Configuration/Règles de réapprovisionnement Pour éviter les ruptures de stock, il est possible de spécifier le minimum (stock d’alerte) et le stock maximum dans le menu <règles de réapprovisionnement>. Lorsque le niveau de stock atteint la limite minimale, les bons de commandes fournisseurs sont automatiquement créés pour atteindre le niveau maximum spécifié. À charge pour le responsable des achats de confirmer ou non les commandes créées sinon ils restent à l’état de devis.
Méthode 1 - Création d’une règle de stock minimum Le numéro de la règle OP/00001 est incrémenté automatiquement<1>. Il convient de sélectionner dans la liste l’article correspondant puis d’indiquer dans quel <emplacement> le stockage est effectué <2>. La quantité minimale et maximale est déterminée, il s’agit de la quantité virtuelle qui prend en compte les commandes en cours <3>. La <Quantité multiples de> permet d’arrondir la quantité à commander à la valeur supérieure la plus proche. Le numéro du dernier approvisionnement <4> et les lignes d’approvisionnement à traiter sont renseignées automatiquement <5>. Ce document de réapprovisionnement se trouve dans les commandes fournisseurs.
Méthode 2 - Création d’une règle de stock minimum Il est possible de créer une règle de stock à partir d’un article. Dans ce cas, il est possible de passer par la liste des articles ou par les catégories d’articles. <1> Afficher les catégories d’articles <2> Sélectionner la catégorie souhaitée <3> Sélectionner l’article dont la règle doit être créée
<4> Cliquer sur <règles de stock – reordering rule> pour accéder à la fenêtre de création de la règle
<5>Cliquer sur <Créer> <4> Indiquer le stock maximum et minimum <5> Enregistrer la nouvelle règle de stock.
Traitement automatique d’un réapprovisionnement Cette fonctionnalité permet de créer automatiquement des commandes fournisseurs à partir des articles en rupture de stock. Lancement de la création des commandes La création des commandes se fait à partir de la règle du stock minimum définie en amont. La coche <Réapprovisionnement automatique> permet de déclencher un réapprovisionnement pour les articles dont le stock virtuel est inférieur à 0. Ainsi, il est possible de déclencher des commandes sans avoir paramétré la règle du stock minimum
Traitement des commandes fournisseurs ACHATS/ACHATS/DEVIS Les commandes générées précédemment se trouvent dans les demandes de prix en attendant la confirmation pour passer à l’état de bon de commande fournisseur. À ce stade, la commande peut être modifiée ou supprimée. Chaque commande est associée au document d’origine constitué par la règle du stock minimum. Les devis peuvent être fusionnés en un seul bon de commande s’ils concernent le même fournisseur. Il convient de sélectionner les demandes de prix se rapportant au même fournisseur puis d’activer dans le menu contextuel <Fusionner les ordres d’achat>.
Le tri des devis par fournisseur facilite la fusion des documents en 1 document. L’ordre d’achat fusionné apparaît dans la liste des bons de commande tandis que les 2 ordres d’achats d’origine sont automatiquement annulés.
Pour traiter la commande, il faut convertir la demande de prix en bon de commande <2>.
Impression de la liste des prix Impression des prix de vente Dans le cas présent, seule la liste des prix de vente des articles Enfants du fournisseur Avicenne sont imprimés <1>. Il convient de sélectionner tous les articles de la liste <2> puis de cliquer sur imprimer <liste de prix> <3> Attention, les prix de ventes qui ne dépendent pas d’une liste de prix affichent 1.
<4> il faut sélectionner la liste des prix publique pour obtenir les prix de vente. <5> Indiquer les quantités en cas de tarif par quantité.
Impression des prix d’achat La manipulation est identique mais il faut choisir la liste des <prix d’achat par défaut> <4>