Voir la source de LE SUIVI DE L'INFORMATION

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== Odoo- Gestion Électronique des documents GED ==

=== <span style="color:Chocolate">OdooV11 - Document(s) rattaché à l’élément</span>===
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La GED est existante sur tous les éléments du PGI (facture, fiche client, livraison, notes, mail, etc.). Les documents sont organisés automatiquement par l'application. À charge pour l'organisation d'adopter un charte de nommage des documents cohérentes même s'ils sont classés dans les éléments.
*'''<1>''' Visualiser le nombre de pièces jiontes
*'''<2>''' Supprimer la pièce jointe
*'''<3>''' Ajouter une nouvelle pièce jointe

|[[Fichier:1-doc01-1.png|vignette|Pièce(s) jointe(s)]]
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<span style="color:#800000">Les <DOCUMENTS> donnent accès à tous les fichiers attachés à chaque enregistrement. Il permet d’y stocker tous les documents comme les courriels, les pièces jointes liées au projet ou tout autre document. Depuis cette vue, il est possible de rechercher des documents.</span>


'''<1>''' Le fichier, quel que soit le format, est rattaché à l’élément sélectionné dans la liste ou dans la vue formulaire.<br />
'''<2>''' Il est possible d’agir sur le fichier en définissant le dossier de l’armoire virtuelle.
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[[Fichier:1-doc01.png|vignette|Pièce(s) jointe(s)]]
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=== <span style="color:Chocolate">OdooV14/V16 - Document(s) rattaché à l’élément</span>===
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L'ajout de pièce jointe apparait au bas de la fenêtre de traitement.
* <span style="color:purple">'''-1-'''</span> Accès à l'ajout de pj
* <span style="color:purple">'''-2-'''</span> + "Ajouter une pièce jointe"
* <span style="color:purple">'''-3-'''</span> Affichage de la liste des pièces jointes à l'élément
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[[Fichier:odoo14-piecejointe.png|vignette|Ajout d'une pièce jointe]]
|}

{{#evt:service=youtube|id=https://youtu.be/viiB0nzhGA4|dimensions=380x220}}

==Mise à disposition des informations – Filtrer la base de données== 

=== VIDÉO - L'extraction des données clients===
   Il est possible d'extraire des champs du PGI pour réaliser par exemple un publipostage clients
* L'extraction de la base de données des clients
{{#evt:service=youtube|id=https://youtu.be/YOFYigZwiLw|dimensions=380x220}}
<br />

<span style="color:#800000">L’extraction d’un ensemble d’informations d’une base est très simple. L’utilisation de filtres permet de sélectionner les enregistrements spécifiques basés sur des critères définis et/ou choisis. Il va donc falloir agir sur les champs pour définir les critères de recherche.</span>

<span style="color:blue">Par exemple, il est possible de filtrer la base de données des clients afin d'afficher uniquement les enregistrements qui contiennent dans le champ '''<Code postal''' la valeur '''<33>'''.</span>

=== <span style="color:Chocolate">Filtrer une base de données à partir des champs existants</span>===

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'''<1>''' la partie principal de la vue recherche intègre des filtres par défaut qu’il est possible d’activer par un clic. Une coche apparait devant la sélection.<br />
'''<2>''' Il est possible d’ajouter un filtre personnalisé dans la recherche avancée. Il suffit de sélectionner le champ, l’opérateur logique et la valeur attendu.<br />
'''<3>''' A ce premier filtre, il peut être ajouté d’autres filtres en cliquant '''<AJOUTER UNE CONDITION>'''<br />
'''<4>''' '''<APPLIQUER>''' la sélection<br />
'''<5>''' Il est possible d’enregistrer le filtre sélectionné. Ce filtre peut être partagé avec d’autres utilisateurs.
|[[Fichier:1-doc06.png|vignette|Filtrer une base de données]]
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=== <span style="color:Chocolate">Préparer la base de données à exporter</span>===
<span style="color:#800000">Cet assistant va exporter toutes les données qui correspondent aux champs sélectionnés dans la liste disponible. L’export peut se faire sur toutes les données ou uniquement les champs qui peuvent être réimportés après modification.</span>
'''<1>''' Après avoir filtré la base de données, il convient de sélectionner les lignes à exporter.<br />
'''<2>''' Sélectionner dans les <Autres options> la fonction d’export.<br />
'''<3>''' Il faut sélectionner dans la liste des champs disponibles, le champ à exporter en l’ajoutant. Il apparait dans la partie droite.<br />
'''<4>''' Il est possible de conserver un modèle de champs à exporter. Cette liste est nommée puis enregistrés. Il suffit alors de rappeler la base en déroulant la liste. <br />
'''<5>''' cliquer sur Exporter pour générer le fichier au format '''csv'''
|[[Fichier:1-doc07.png|vignette|Export des informations]]
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=== <span style="color:Chocolate">Traiter le fichier d’export</span>===
Le fichier d’export'''<5>''', '''au format CSV[http://fr.wikipedia.org/wiki/Comma-separated_values]''', peut être ouvert ou enregistré. Il est conseillé de l’enregistrer.
Le format CSV est un fichier texte représentant des données tabulaires sous forme de valeurs séparées par des virgules. 
|[[Fichier:1-doc08.png|vignette|Fichier d'export]]
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Ouverture du fichier à l’aide d’'''OpenOffice ou LibreOffice''' (recommandé)
|[[Fichier:1-doc08.png|vignette|Ouverture du csv 1]]
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Il faut contrôler l’option de séparateur '''<1>''' qui a une incidence sur l’affichage des champs en colonne puis cocher '''VIRGULE''' si nécessaire, la visualisation de l’organisation des champs '''<2>'''  se fait immédiatement <3> puis valider vos changements.
Attention ! le fichier CSV est encodé au '''format UTF-8[http://fr.wikipedia.org/wiki/UTF-8]''', il convient de le spécifier lors de l’ouverture sinon les accents risquent de ne pas s’afficher correctement.<br />
Le fichier s’ouvre dans un format tableur facilitant le traitement des données.
Ce '''retraitement n’est pas indispensable''' dans tous les cas, il est possible de faire un publipostage avec le fichier de base au format csv.
|[[Fichier:1-doc09.png|vignette|Ouverture du csv 2]]
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==Messagerie interne ==
   <span style="color:DarkBlue"> '''MESSAGERIE/MESSAGERIE/BOITE DE RÉCEPTION'''</span>
<span style="color:#800000">La messagerie est un outil de communication interne. Elle permet d’envoyer des messages entre les utilisateurs et d’y attacher un document de la base de données (facture, Bl, Bc, etc.)<br />
Elle contient la demande et l’ensemble des réponses à cette demande. Il est ainsi plus facile de contrôler l’ensemble des demandes non clôturées, les documents attachés successivement durant la discussion et l’historique.<br />
La boite aux lettres est un intermédiaire entre une boite d'e-mails et une liste de taches, ou il faut traiter chaque élément jusqu'à ce que la boite soit vide.<br />
Cette boite aux lettres permet aussi d’être notifié des évènements professionnels des utilisateurs abonnés « followers ». ''Les FOLLOWERS sont les gens qui suivent vos mises à jour.''

Read More: Guide des premiers pas: ce qu’il faut savoir pour se lancer et optimiser sa présence sur Twitter | WEBKETING.fr http://www.webketing.fr/guide-des-premiers-pas/guide-des-premiers-pas-bien-debuter-avec-twitter/#ixzz3SrGVc2ZM
</span>

=== <span style="color:Chocolate">Envoi d’un message à un utilisateur</span>===
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'''<1>''' la rédaction d’un message peut se faire à partir du widget <enveloppe> ou de la boîte de réception '''<rédiger un nouveau message>'''.<br />
'''<2>''' L’utilisation se fait comme toute messagerie avec le sujet du message, un ou des destinataires, des pièces jointes, etc.<br />
'''<3>''' Une fois envoyé, le message apparait dans la boîte de réception de l’utilisateur.<br />
'''<4>''' Il est possible d’enregistrer des modèles de courriels ou d’en utiliser 
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[[Fichier:2-messagerie01.png|vignette|Messagerie]]
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===VIDÉO - La messagerie instantanée===
   Cette messagerie permet de communiquer entre les collaborateurs sans passer par le mail. Il est possible de s'adresser à tout ou 
   partie des collaborateurs et de joindre des fichiers à la conversation. L'historique est inscrit dans le PGI.
{{#evt:service=youtube|id=https://youtu.be/DEaMyHUqaXA|dimensions=380x220}}


=== <span style="color:Chocolate">Gestion de la boîte de réception</span>===

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L’utilisateur voit en temps réel les messages reçus <4> par un indicateur chiffré. Lorsqu’il répond au message '''<3>''', l’historique est automatiquement incrémenté sous le message.<br />
'''<5>''' Il est possible de marquer le message comme '''<A faire>''', d’y répondre à nouveau ou de cliquer sur <terminer> s’il est traité. Il est directement archivé.<br />
Il est possible de donner son approbation en cliquant sur '''« j’aime »''' ou « '''je n’aime pas »'''.
|[[Fichier:2-messagerie03.png|vignette|Messagerie]]
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== Agenda personnel & partagé==
   <span style="color:DarkBlue"> '''MESSAGERIE/AGENDA/CALENDRIER'''</span>
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* '''<1>''' Sélectionner le jour de l'évènement à inscrire dans l'agenda
* '''<2>''' Rechercher un utilisateur pour visualiser son agenda
* '''<3>''' Cocher l'agenda de l'utilisateur que vous souhaitez voir à l'écran.

|[[Fichier:odoo-agenda01.png|vignette|Agenda]]
|}

===VIDÉO - L'agenda===
   Le module '''[calendrier]''' permet d'inscrire les évènements personnels ou partagés avec les collaborateurs. 
{{#evt:service=youtube|id=https://youtu.be/8PjCRyELDKo|dimensions=380x220}}


== Notes & suivi des activités==
===L'installation du module "Productivity"===
Ce module s'installe très simplement. Il faut se connecter en administrateur de la plateforme puis accéder aux applications.
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* -1- Accéder au menu '''Applications'''
* -2- Sélectionner dans les applications '''Productivity'''
* -3- Installer le module
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[[Fichier:Note5.png|vignette|Sélection du module]]
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===L'utilisation du module===
   <span style="color:DarkBlue"> '''MESSAGERIE/AGENDA/NOTES'''</span>
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* '''<1>''' Créer une tâche ou une note
* '''<2>''' Renseigner l'intitulé
* '''<3>''' Positionner la note dans l'une des étapes. Les étapes sont paramétrables dans le menu <Agenda/Etapes>
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[[Fichier:note1.png|vignette|Suivi des notes]]
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===VIDÉO - La planification des tâches===

Le module note permet d'organiser et de planifier les tâches. Certaines tâches peuvent être partagées avec des collaborateurs. 
La vue Kanban permet d'organiser les tâches, de les répartir dans le temps par priorité. Les colonnes sont entièrement personnalisables.

{{#evt:service=youtube|id=https://youtu.be/AJ16VnnljHA|dimensions=380x220}}

== Suivi des tâches "A faire" ==
   <span style="color:DarkBlue"> '''MESSAGERIE/MESSAGERIE/A FAIRE'''</span>
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Cette fonctionnalité permet en un clic de marque l'action dans le PGI à terminer ou à faire.
* '''<1>''' Marquer l'action à terminer en cliquant sur l'étoile située dans la partie <Envoi d'un message ou Log>
|[[Fichier:a-faire1.png|vignette|Marquer l'action "à faire"]]
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* '''<2>''' Dans la messagerie s'affiche le nombre de tâches à faire. Il suffit d'accéder à la liste. 
* '''<3>''' Cliquer sur l'action <à faire> matérialisée par une étoile
|[[Fichier:a-faire2.png|vignette|Accéder à l'action à faire]]
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==Modules CONTACTS==
Ce module regroupe l'ensemble des partenaires de l'entreprise qu'ils soient clients, fournisseurs, employés, etc. L'attribution d'une étiquette (ou TAG) pour les identifier rapidement dans la base est primordiale. <br />
L'étiquette permet de créer un filtre personnalisé sur l'élément de la base de données.
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