LES DONNÉES DE L'ENTREPRISE

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Données de la société

L’accès à la fiche se fait par le carnet d’adresses qu’il soit fournisseurs ou clients. Les coordonnées de la société figurent dans une fiche partenaire qui n’est ni client ni fournisseur. Il faut supprimer dans le filtre <clients> ou <fournisseurs>. Le paramétrage est identique à celui d’une fiche partenaire classique. Pour en savoir plus...

Conditions et modes de règlement (en-cours d'actualisation)

FACTURATION / CONFIGURATION / Facturation / Conditions de paiement La gestion des règlements se déroule en 1 seule action : le paramétrage des conditions de paiement Les conditions de règlement définissent les dates d'échéance pour le règlement d'une facture. Cette condition peut être rattachée à la fiche du partenaire ou au document commercial créé
Affichage de la liste des conditions de règlement
-1- Accéder au menu FACTURATION -2- Configurer les conditions de paiement. -3- Visualiser la liste des conditions existantes	Liste des conditions de règlement
Création d’un mode de règlement La condition de règlement doit être résumée dans le titre <1>. La condition est « active » pour être utilisée mais il est possible d’ôter la coche pour masquer la condition dans la liste et éviter ainsi la suppression. L’affichage des conditions de règlement dans la facture est obligatoire, il est donc impératif d’ajouter le commentaire qui apparaîtra dans la facture <2> sous la liste des articles. La condition doit être calculée <3> pour fixer la date d’échéance. <Pourcentage> permet de calculer un montant à payer d’après un % (valeur entre 0,01 soit 1% et 1 soit 100% du montant de la facture). <Montant fixe> est une valeur renseignée dans le champ. <Calcul de l'échéance dû> calcule le nombre de jours entre la date de facturation et l’échéance du règlement. <Sur le .... du mois > indique le jour où doit intervenir le règlement par exemple le 20 du mois	Créer un mode de règlement
Étiquettes du partenaire (catégories) CONTACTS / Configuration / Étiquettes de contact Le partenaire peut être classé par catégorie. Ceci permet d’assurer un meilleur suivi et d’en faire des statistiques. Un partenaire peut être client et fournisseur par exemple. Ceci permet de créer autant de classifications hiérarchisées que nécessaire. Cette classification facilite la recherche par étiquette parmi une longue liste de partenaires en utilisant ces critères pour gagner du temps. Ces catégories sont appelées <Étiquettes> ou TAGs Affichage de la liste des étiquettes
-1- Configurer les étiquettes de contact -2- Visualiser les étiquettes de contact	Liste des TAGS/étiquettes
Création d’une étiquette Les Tags peuvent être créés directement dans la fiche du partenaire à sa création. Il est possible de créer une arborescence en sous-catégories rattachée à un dossier parent. Le classement peut être fonction de la position géographique, d’un type d’entreprise, d’une catégorie d’acheteur, abonnement à la News Letter, etc. -3- Nommer l'étiquette -4- Rattacher l'étiquette à une catégorie parente pour optimiser les filtres.	TAGS partenaire
Affection d'une étiquette
Une étiquette est affectée à un partenaire. -5- Sélectionner dans la liste l'étiquette déjà créée -6- Saisir l'étiquette pour la créer -7- Sélectionner une couleur. L'étiquette peut être masquée lors de l'affichage de la vue Kanban. -8- Vue KANBAN du partenaire	Étiquette du partenaire
Informations bancaires de l'entreprise ou du partenaire FACTURATION - Création d’une banque La création d'une banque peut se faire à plusieurs endroits dans l'application. Ainsi, une banque peut être créer directement depuis le module "FACTURATION" ou lors de la création d'un partenaire (client ou fournisseur)ou depuis le module CONTACTS / Configuration.
FACTURATION / Configuration
-1- Ajouter un compte bancaire -2- Visualiser sur le tableau de bord les banques disponibles	Accès aux banques
Le paramétrage d'une banque ne peut être fait que par l'administrateur de la base. L'utilisateur de base n'a pas les droits pour le faire mais il peut modifier une banque existante. -3- Accéder aux paramètres d'affichage et de modification -4- Modifier les informations bancaires	Modification d'une banque
Le paramétrage d'une banque ne peut être fait que par l'administrateur de la base. L'utilisateur de base n'a pas les droits pour le faire mais il peut modifier une banque existante. -5- Nommer la banque et son type de compte -6- Affectation automatique du compte comptable. Le nommage du compte peut être modifié. -7- Modifier éventuellement le code identifiant le mouvement bancaire dans une écriture comptable -8- Saisir le coordonnées bancaire en fonction du RIB -9- Renseigner les coordonnées de la banque	Modification d'une banque
CONTACTS - Création d’une banque et d'un compte bancaire CONTACTS / Configuration / Banques et Comptes bancaires
-1- Configurer une banque -2- Saisir les informations relatives à la banque -3- Visualiser la liste des banques créées	Création d'une banque
-4- Configurer une comptes bancaires -5- Visualiser la liste des comptes -6- Créer un compte bancaire et l'associer au contact (ou partenaire)	Création d'une banque
Rattachement d'un compte bancaire à un contact
Un compte bancaire peut être associé à la fiche d'un contact (ou partenaire). Les comptes bancaires s'ajoute depuis l'onglet "facturation". Il est possible d’associer plusieurs banques à un même partenaire. -1- Sélectionner dans la liste la banque ou l'ajouter si elle n'existe pas -2- Saisir l'IBAN	RIB Partenaire ou entreprise
Gestion des tarifs
VENTES/ARTICLES/LISTES DE PRIX Tout d’abord, il est important de définir à quoi sert une liste de prix. Les listes de prix permettent de calculer le prix de vente d’un produit selon différentes conditions, telles que la période, la quantité commandée, la catégorie de produits ou le produits lui-même. Cette liste calcule les conditions particulières sur les tarifs appliqués et s'impose au prix de base. Une liste de prix peut exister en plusieurs versions mais une seule est active à un instant donné (ex : tarif client en fonction des saisons). Selon les besoins de l'organisation, une liste de prix peut être gérée très simplement, plusieurs prix par produit, ou en mode "avancé" avec des règles de prix (remises et formules) Cette gestion se fait lors de la configuration des ventes. OdooV11 - Configuration / Paramètres généraux / Tarifs : Prices computed from formulas (discounts, margins, roundings) -1- Configuration / Ventes -2- Ventes -3- Tarification / Listes de prix L'exemple ci-dessous sont réalisés avec une configuration "Règles de prix avancées (remises, formules, forfait)"	Configuration de la règle de prix
Schéma gestion des tarifs
Liste de prix Lors de l’installation des bases de la société 1 liste est automatiquement créée "Liste de prix publique". Cette liste s'ajoute par défaut dans le fiche de l'article. Il est possible de la modifier ou d'ajouter d'autres listes. -1- Accéder au module des ventes -2- Sélectionner LISTES DE PRIX -3- Visualiser la "liste de prix publique" créée par défaut. Il ne faut pas la supprimer puisqu'elle est liée aux articles lors de leur création -4- Créer des listes supplémentaires
Gestion d’une promotion Le client 123Plante bénéficie d’une remise de 10% sur tous les articles sur la période du 01/10 au 30/10
-1- Créer la liste de prix "Promotion Client 123Plantes" -2- Ajuster la configuration (affiche de la réduction sur la commande et facture - Affichage de la promo sur le site Web) -3- Ajouter la condition d'application de la promotion	Tarif 123Plantes
Il convient de créer les éléments de la liste de prix -4- Sélectionner sur quel élément est appliquée la réduction (Tous les produits, Catégorie d'articles, Article, Variante d'article) -5- Déterminer la quantité minimale et la période éventuellement -6- Sélectionner la base de calcul : forfait, pourcentage de remise ou formule -7- Renseigner l'affichage en fonction du choix précédent	Version liste de prix 123Plantes
La liste de prix peut être ajouter dans la fiche client pour que le tarif soit appliquer. Il ne faudra pas oublier de modifier la fiche une fois la promotion terminée. -8- Sélectionner la liste de prix	Fiche client 123Plantes
Lors de la création d'un devis ou d'une commande, il convient de renseigner la nouvelle liste de prix application au client 123Plantes. Les données se mettent à jour automatiquement. -9- Sélectionner la liste de prix applicable à ce client -10- Visualiser l'application de la remise. Cette valeur peut ne pas s'afficher sur le document si l'option a été cochée dans la liste de prix	Devis 123Plantes
Gestion des tarifs par quantité Les clients MAGASINS BIO bénéficient d’un tarif par quantité sur « l’épicerie » et les produits « marché », les autres produits sont vendus au prix standard majoré de 30%. Il convient d'affection à chaque client bio la liste de prix correspondante.Cette version de liste de prix comporte plusieurs lignes correspondant aux différentes règles tarifaires. -1- Nommer la liste -2- Visualiser l'ensemble des conditions tarifaires liées à ce type de client.
Pour gérer un tarif par quantité, il convient d’indiquer la quantité minimale (≥). La règle ne s’applique que pour une quantité supérieure ou égale à celle indiquée et sur la catégorie de produits. Ainsi, il est possible d’appliquer une réduction par tranche selon les quantités commandées. Il faudra ajouter 1 ligne par tranche de réduction sur une même catégorie d'articles. -3- Appliquer la réduction sur 1 catégorie et la rechercher dans la liste -4- Indiquer la quantité minimum donnant droit à la remise (ex : ≥ 25) -5- Déterminer la méthode de calcul POURCENTAGE et inscrire la valeur du pourcentage (12 %)
Les autres catégories sont vendues avec une majoration de 30 % sur le prix de vente arrondi à 0,05 centimes. -6- Appliquer sur tous les produits -7- Calculer le prix en appliquant une formule basée sur le prix de vente -8- Calculer Prix de vente - (- 30 %) soit Prix de vente + 30 % de majoration -9- Saisir la méthode d'arrondi
Tarifs – liste de prix public Lors de la création du devis, la liste de prix par défaut est "liste de prix publique". Il s'agit de la liste saisie dans la fiche client.
Tarifs Magasins bio
Gestion tarif avec contraintes Les clients Instituts de beauté bénéficient d’un prix catalogue correspondant au prix de revient majoré de 30% arrondi au dixième d'euro d’un prix de 3 € pour tous les savons si la quantité est > 10
Il convient de créer une nouvelle liste de prix pour cette catégorie de client. Il faut rattacher cette liste à chaque client pour éviter les oublis. La règle de prix s’applique uniquement à la sous-catégorie Beauté/savon dont les quantités sont supérieures ou égale à 10 articles. L’application vérifie en premier lieu s’il y a des savons dans la commande puis la quantité. Si elle est supérieure ou égale à 10, le logiciel applique le tarif sinon le calcul se fait sur la 2ème règle
Tous les savons, vendus par 10, sont vendus au prix de 3 €. Il convient de créer un tarif "forfait" -1- Sélectionner la catégorie. Dans notre cas, une nouvelle sous-catégorie a été créée pour les savons pour faciliter la gestion de ce type de tarif -2- Saisir la quantité minimale = 10 -3- Calculer selon un forfait de 3 €
Si les articles vendus ne sont pas des savons, le tarif appliqué correspond au coût d'achat majoré de 30 % arrondi au dixième d'euro. -4- Déterminer sur quels produits s'applique le tarif -5- Calculer le prix en fonction d'une formule -6- Baser la formule sur le coût d'achat -7- Calculer : coût -(-30%) soit coût + 30 % arrondi au dixième
Tarif - Liste de prix public
Tarif – liste de prix Instituts de beauté Le tarif par quantité est appliqué sur le savon main, le calcul tient compte du prix fixe de 3 €. Les autres prix sont bien arrondis€.
Gestion d'une augmentation de tarifs Le prix de vente de tous les produits du marché doit augmenter de 10 %. Il convient d'ajouter cette augmentation à la liste de prix par défaut. -1- Modifier la liste de prix -2- Ajouter une ligne spécifique à l'augmentation de prix
-3- Sélectionner la catégorie d'articles -4- Sélectionner "Formule" -5- Compléter les paramètres de calcul d'augmentation du prix de vente de 10%. Calcul = Prix de vente - (- 10 %) soit Prix de vente + 10 %
-6- Liste de prix public -7- Prix de vente majoré = 5,86 € x 1,10 = 6,446 € arrondi par l'application à 6,45 €
Impression d'une liste de prix
Une liste de prix peut être imprimée en fonction d'un tarif défini. Cette liste est accessible depuis la liste des articles -1- Accéder aux Ventes -2- Sélectionner les articles pour lesquels vous souhaitez imprimer le tarif -3- Générer la liste de prix "Generate Pricelist"
Avant d'imprimer la liste de prix, il convient de définir quelques critères supplémentaires -4- Choisir le tarif dans la liste de prix -5- Saisir la ou les quantités par tranche -6- Visualiser le 1er tarif "Institut de beauté". Ce tarif est applicable quel que soit la quantité -7- Visualiser le 2e tarif concernant le savon : forfait de 3 € à partir de 10 unités vendues
Gestion du transport ENTREPÔT/CONFIGURATION/MÉTHODES DE LIVRAISON Les frais de port sont paramétrés en amont de la facture dans l’ENTREPÔT. Chaque méthode de livraison peut être affectée à une liste de prix qui calcule le prix de la livraison selon les produits vendus ou livrés.
Modes de transport
Affichage de la liste des méthodes de livraison	Liste des méthodes de livraison
Création d’une méthode de livraison Renseignement du formulaire Le transporteur est celui qui va effectuer la livraison <1>, il peut être l’entreprise ou un tiers. Une fiche partenaire est associée au transporteur <2> pour définir ses coordonnées et ses spécificités. La fonction ACTIF <3> est cochée si la méthode est applicable sinon la décoche permet de conserver la fiche mais elle n’est pas visible dans la liste. La livraison va ajouter une ligne au bon de commande d’où la création d’une fiche produit « transport sur ventes »<4>. Les informations de tarification permettent d’intégrer des conditions à l’application de frais de port dans la facture <5>. Ces conditions peuvent être paramétrées directement à partir de ce formulaire. La <tarification avancée> permet d’associer d’autres critères de tarification au transport (poids, volume, prix, destination, etc.). Ces critères se retrouvent dans le menu Entrepôt/Configuration/Livraison/Liste de prix	Créer une méthode de livraison
Fiches associées au formulaire Fiche du partenaire : voir création d’une fiche fournisseur Fiche produit : la ligne de livraison insérée dans la commande est paramétrée comme un article mise à part qu’il s’agit d’un service. Il suffit de renseigner le nom donné à la ligne « transport » <1> puis de préciser qu’il s’agit d’un service<2>. Enfin les comptes comptables<3> de charges et produits doivent être ajoutés sans oublier de contrôler la TVA applicable. Ce produit peut être vendu au acheté, il faut penser à cocher les 2 options<1>.	Article - Transport
Facturation du transport
Insertion de la ligne transport à la commande La sélection des frais de port conduit à choisir dans une liste <1> le mode de transport facturé lors de l’enregistrement de la commande (état devis). Une fois le choix effectué, il convient de cliquer sur <ajouter au devis> pour voir apparaitre la ligne du transport <2>. Il faut cliquer sur <Mise à jour> pour recalculer la commande <3>.	Facturer la livraison
Il faut cliquer sur la ligne produit pour en modifier les caractéristiques.	Article - Transport
Insertion de la ligne transport à la facturation	Ligne facture Transport