Traitement des factures clients

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VIDÉO - La facturation

  La création d'une facture client à partir du module Ventes, facturation proposées

  La création d'une facture client à partir du calendrier des livraisons réalisées et de la commande du client

Facturation clients

COMPTABILITE/CLIENTS/FACTURES CLIENTS La gestion et le suivi des factures clients se fait dans le module <COMPTABILITÉ>. Les factures sont proposées de manière automatisées sur la base des documents tels que les bons de commande ou bons de livraison selon le processus de l’entreprise. Il faut éviter les factures saisies manuellement sous peine de devoir mettre à jour les stocks.
Affichage de la liste des factures Le système génère des brouillons de factures à partir des bons de commande ou des expéditions. Tant que ces factures ne sont pas confirmées, elles peuvent être modifiées (ajout de réductions commerciales, condition de règlement, frais de port, etc.) et elles ne sont pas comptabilisées c’est-à-dire qu’aucune écriture comptable n’est passée. De plus, aucun numéro n’est affecté à la facture et l’échéance n’apparait pas. <Brouillon> le responsable des ventes ou l’entrepôt a fait la demande de création de facture suite au traitement de la commande <1> <Ouverte> la facture a été approuvée par le responsable administratif, elle est en attente de règlement. Le numéro est incrémenté, la date est appliquée et les écritures comptables sont générées<2> <Payé> la facture a été réglée. Une facture réglée partiellement reste à l’état ouvert. La colonne solde fait apparaitre les écarts.	Liste des factures
Une facture peut être validée à partir de la liste en l’approuvant directement sans l’éditer en cliquant sur <brouillon>. Dans ce cas, le formulaire s’ouvre pour que l’utilisateur puisse vérifier le document avant de valider. La création d’une facture immédiate est possible. Elle concerne en général des factures de prestations de services qui ne nécessitent pas une mise à jour des stocks. La facturation de marchandises avec gestion de stock doit obligatoirement respecté le processus Bon de commande/bon de livraison/facturation.
Validation d'une facture « brouillon » Une facture doit être validée <1> pour passer à l’état OUVERTE Facture <OUVERTE> La facture possède maintenant un numéro unique. Par défaut, il est formé FACVT/ANNÉE/NUMÉRO À 5 CHIFFRES comme FACVT/20NN/00023 (numéro entièrement paramétrable). Elle ne peut plus être modifiée <2>, et elle est basculée en comptabilité c’est-à-dire que les écritures sont automatiquement générées. La facture est désormais en attente de règlement. <3> En cas de modification, il convient d’actualiser les calculs en cliquant sur <Update>. <4> Les conditions de règlement sont renseignées. Il est possible d’en ajouter ou d’en modifié l’intitulé. <5> Une fois validée, la date du jour s’inscrit. Il est possible de mettre une date choisie. Facture Pro Forma – Ne correspond pas au système comptable français. La facture n’a pas encore de numéro de facturation mais les écritures comptables correspondantes sont créées et le suivi de la créance est assuré.
La date d’échéance est calculée automatiquement au moment de la création des écritures comptables c’est-à-dire lors de la validation du document. Pour assurer un meilleur suivi, le nom de l’utilisateur à l’origine du document est renseigné ainsi que le numéro du document à l’origine de la facture. Il est possible de visualiser les écritures comptables de la facture en cliquant sur le numéro de la pièce comptable. Une fois validée, le document peut être envoyé au client par e-mail ou imprimé.
Envoi de la facture par e-mail L’envoi de la facture par e-mail est possible. <1> Si l’adresse du destinataire ne s’affiche pas automatiquement, il convient de la renseigner dans le mail mais aussi dans la fiche du client. <2> Le message s’affiche, il est possible de le modifier et d’en faire un modèle en l’enregistrant <4>. La facture est jointe automatiquement mais il est possible de joindre un autre document en cliquant sur <joindre un fichier>.
Impression de la facture La facture est imprimée à partir de la liste ou du formulaire. Le document généré est ajouté à la liste des <Pièces jointes>
Une fois la facture OUVERTE imprimée, le document apparait dans <Pièce(s) jointe(s)>

Facturation clients UE

La gestion des clients UE commence par le paramétrage de la fiche du partenaire. Elle doit recueillir toutes les informations indispensables au traitement de la facturation et de la comptabilisation.
Renseignement de la fiche partenaire UE COMPTABILITÉ/CLIENTS/CLIENTS <1> La fiche doit mentionner la position fiscale INTRA-UE <2> Le numéro de TVA intracommunautaire est obligatoire pour bénéficier d’une exonération de TVA. Il est possible de contrôler la validité du numéro depuis la fiche du partenaire. <3> Il convient de rattacher le n° de compte comptable du partenaire.	Fiche client UE
Gestion de la facturation UE COMPTABILITE/CLIENTS/FACTURES CLIENTS <4> La taxe UE est prise en compte dans les lignes de la facture. <3> si en amont la position fiscale a été renseignée. Le montant de la TVA est bien égal à 0.	Facture client UE
Aperçu de la facture <1> N° de TVA intracommunautaire de l’acquéreur et du vendeur <2> Application de l’exonération de TVA <3> Mention de l’exonération de TVA	Facture client UE
Comptabilisation de la facture UE L'écriture comptable générée prend en compte la problématique de la TVA	Écriture comptable