Tenue du fichier clients

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Actualisation des dossiers clients

OdooV14 - Un contact n'est plus identifié, comme dans les anciennes versions Odoo, "client" ou "fournisseur" par une coche. Les contacts deviennent automatiquement des clients ou/et des fournisseurs en fonction des factures. Cette modification a été apportée après avoir constaté qu'il y avait une certaine confusion parmi les utilisateurs et que de nombreuses bases de données comportaient des enregistrements en double. Une étiquette "Client" ou "Fournisseur" peut être ajoutée au partenaire pour filtrer facilement la base de données.
Lorsque le client est créé dans Vente / Client, il est reconnu Client

   VENTES / Commander / Clients

Le fichier clients permet d’inscrire les informations relatives à ce type de partenaires externes à l’entreprise. Il est important d’y trouver à la fois les coordonnées des clients mais également l’historique commercial (propositions, contrats, ventes, litiges,…) pour assurer un suivi méthodique et efficace des relations commerciales.

Affichage de la liste des clients

Une fiche peut être créée ou modifiée. Il convient de cliquer sur la fiche pour l’afficher en consultation puis de cliquer sur <Modification> mettre à jour les différents champs. -1- Menu CLIENTS -2- Affichage par défaut sous forme de vignettes (ou carte) -3- Affichage de la liste des clients	Clients en vue vignettes ou vue liste
Création d’une fiche client / affichage du formulaire Identification du partenaire La fiche client permet d'inscrire et de suivre toute la relation client -1- Sélectionner le type de partenaire B2b professionnel ou B2c particulier. Des informations complémentaires comme le n° de TVA intracommunautaire ou le N° Siret sont à renseigner si le partenaire est un professionnel. -2- Saisir le nom ou la dénomination du client -3- Ajouter éventuellement le logo pour avoir un visuel dans la base de données des clients et des contacts -4- Renseigner les coordonnées du partenaire y compris le n° TVA intracommunautaire pour un B2b -5- Ajouter un type de contact : contact, adresse de facturation ou/et de livraison si elle est différente de l'adresse principale, adresse personnel et autre type d'adresse. Ces contacts selon leur spécificité peuvent avoir des adresses différentes (livraison, facturation, entrepôt 1, entrepôt 2, etc.). x suppression de l’élément choisi dans la liste. -6- Taguer le client en ajoutant une étiquette. Cette étiquette permet de filtrer/trier très rapidement la base. Les étiquettes sont spécifiquement créer pour les contacts. Une couleur peut être associée à une étiquette. -7- Liens associés à la fiche du client. Il est possible d'accéder directement aux rendez-vous, aux ventes et aux factures de ce client.	Fiche client 1
Ventes & Achats L'onglet Ventes & Achats apporte des éléments sur les conditions de ventes. Un partenaire peut être à la fois client et fournisseur d'où cette double entrée dans la fiche du partenaire. -8- Identifier le commercial chargé du suivi du client -9- Renseigner les conditions de livraison et de paiement. Ces conditions sont prises en compte pour la facturation. -10- Indiquer la liste de prix associé au client. Un client selon sa catégorie peut bénéficier de tarifs spécifiques. -11- Saisir la référence interne du partenaire (code spécifique à l'entreprise) et son numéro SIRET. -12- Sélectionner sa position fiscale. Par défaut, le client est domicilié en France. Un professionnel domicilié dans l'UE, le statut "UE -B2B" doit être sélectionné. Un professionnel hors UE, le statut "Import/Export hors UE et DOM/TOM" doit être sélectionner. Cette information est indispensable pour respecter le régime fiscale applicable lors de la facturation.	Fiche client 2
Facturation L'onglet Ventes & Achats apporte des éléments sur les conditions de ventes. Un partenaire peut être à la fois client et fournisseur d'où cette double entrée dans la fiche du partenaire. -13- Renseigner les coordonnées bancaires du client éventuellement. Ceci peut être utile en cas de remboursement. -14- Ajouter le compte comptable du client. Par exemple : 411 = compte client PLA = Plantes 00 = 1er client dont le compte commence par 411PLA -15- Créer le compte s'il n'existe pas ajoutant son numéro comptable et son nom. Il convient de sélectionner "débiteur" en type de compte associé au 411.	Fiche client 3
Notes internes et suivis La fiche du client est un véritable dossier de suivi. -16- Inscrire les informations clients ne pouvant pas être renseignées par ailleurs -17- Suivre la relation client : envoyer un message, ajouter une note ou planifier une action (appel téléphonique, rendez-vous , devis à faire, etc.) . Ce suivi s'inscrit dans l'historique client -18- Ajouter un document : courrier, courriel, copie de document, etc. -19- Visualiser les abonnés -20- Suivre l'historique de la relation client -21- "À faire" lorsqu'un travail est en-cours pour le retrouver facilement et rapidement dans le menu "Discussion / favoris"	Fiche client 4
Autres actions sur la fiche client La vue liste permet des actions particulières sur la fiche client. -1- Afficher la vue liste -2- Sélectionner 1 ou plusieurs clients selon l'action à mener -3- Choisir l'action Exporter certaines informations d'une ou plusieurs fiches client. Par exemple pour extraire un nom et des coordonnées pour réaliser un publipostage sur texteur. Le fichier s'extrait dans un format Excel ou .csv Archiver permet de conserver le dossier d'un client sans le supprimer Désarchiver pour sortir de l'archive un dossier archivé Supprimer une fiche Fusionner des fiches clients créées en doublon Envoyer un email au client Donner accès au portail au pour qu'il puisse actualiser son dossier, voir le catalogue des produits et les stocks disponibles mais aussi accéder à ses factures. Envoyer un SMS au client	Actions sur la fiche client
VIDÉO - La création d'un client
VIDÉO - La client UE L'actualisation d'un client appartenant à l'union européenne. Sa fiche client doit mentionner son n° TVA intracommunautaire, sa position fiscale et son compte comptable de tiers. Ce paramétrage est indispensable pour respecter la fiscalité de la TVA sur la facturation et pour générer l'écriture comptable requise.
VIDÉO - Les coordonnées bancaires
VIDÉO - Le compte comptable