Traitement des règlements clients et suivi des litiges

Accueil > Wiki Odoo > LA GESTION DES VENTES CLIENTS > Traitement des règlements clients et suivi des litiges

Les <Règlements clients> permettent d'enregistrer les règlements reçus des clients. Il faut sélectionner le client, la méthode de règlement (le journal comptable de destination de l’encaissement) et indiquer le montant reçu qu’il soit total ou partiel. Il sera proposé automatiquement de réconcilier le règlement avec les factures ouvertes c’est-à-dire de rapprocher le règlement de la facture.

Règlement simple

Règlement à partir du menu <Règlements> COMPTABILITÉ/CLIENTS/RÈGLEMENTS CLIENTS Il faut renseigner le formulaire en indiquant le client <1>, le montant de l’encaissement puis le journal de banque <2> sur lequel l’argent est déposé (banque ou caisse). Le journal s’affiche automatiquement, il est important de contrôler la future imputation. Ces renseignements font apparaitre les factures et avoirs du client en attente de règlement. Il convient de sélectionner en cliquant sur la <CASE LETTRAGE COMPLET> les factures/avoirs de référence. Il est possible de supprimer les factures et les avoirs qui n’ont pas de lien avec le règlement. Une fois la saisie terminée, il faut l’enregistrer <4> pour faire apparaitre d’éventuels écarts de règlement à traiter. La validation du règlement <5> inscrit définitive l’action en générant les écritures comptables lettrées automatiquement.	Encaissement client
Règlement à partir de la liste des factures clients COMPTABILITÉ/CLIENTS/FACTURES Affichage de la liste des factures La liste des factures donne un aperçu de l’état des factures <brouillon> à valider, <ouverte> à payer et des factures <payées> ce qui permet d’assurer un suivi régulier du traitement des factures.	Liste des factures clients
Enregistrement du règlement client La saisie du règlement passe par l’ouverture du formulaire de la facture <Ouverte>. Une facture <Brouillon> ne peut pas être payée car elle n’est pas validée et les écritures comptables ne sont donc pas générées. Dans la fenêtre de la facture, sélectionner <Paiement> pour ouvrir la fenêtre <Payer la facture>.	Liste des factures clients
Visualisation des règlements L’onglet <Règlements> affiche tous les règlements se rapportant à la facture	Onglet RÈGLEMENT
Une fois la facture réglée, le solde est à 0 €	Solde de la facture

en vidéo...par virement

  L'enregistrement d'un règlement client dans le PGI après consultation de la banque en ligne. Le client a payé par virement bancaire.

Saisie d’un règlement avec arrondi

L’application gère sans difficulté les arrondis de règlement et permet la régularisation comptable automatique Règlement avec arrondi COMPTABILITÉ/CLIENTS/FACTURES Il convient de sélectionner la facture du client qui vient d’être encaissée puis de créer le règlement en cliquant sur <1><Enregistrer le règlement> Le montant de l’encaissement est indiqué <2> ainsi que le compte sur lequel l’argent va être déposé Il convient d’indiquer la référence du règlement<3>. <4> Le solde restant à payer est calculé automatiquement, la différence de montant s’affiche. La sélection de <lettrer le solde du règlement> permet d’affecter l’écart de centimes à un compte comptable <5>. Sinon en choisissant <Laisser ouvert>, il faudra faire une régularisation par la suite lors du contrôle des comptes. Les écarts trop importants sont considérés comme des règlements partiels. Dans ce cas, la deuxième partie de la fenêtre ne s’affiche pas. <6> Ce champ donne la possibilité d’ajouter un libellé à l’écart de règlement. Il apparait par la suite dans l’écriture comptable. Il faut supprimer la mention par défaut « Write-Off » <7> L’action de <Payer> permet de valider le règlement, d’affecter un numéro et de générer les écritures comptables. Ainsi, le règlement devient définitif.	Création d'un règlement avec écart
COMPTABILITÉ/CLIENTS/RÈGLEMENTS	Aperçu du règlement
Visualisation de l’écriture comptable Les écritures comptables apparaissent dans l’onglet <Écritures comptables>. Cette écriture peut être modifiée le cas échéant, elle n’est pas encore validée. De plus, il est possible de cocher <A vérifier> pour soumettre l’écriture à une tierce personne en contrôle. Cette dernière apparait en rouge dans la liste des règlements.	Écriture comptable
Pour rectifier l’écriture comptable, il faut aller voir les pièces comptables. COMPTABILITÉ/PIÈCES COMPTABLES/PIÈCES COMPTABLES	Écriture comptable à vérifier

En vidéo...

  L'enregistrement d'un règlement client dans le PGI après consultation de la banque en ligne. Le client a payé par virement bancaire.
  Le client a arrondi le montant de virement qu'il faut régulariser en comptabilité dans le PGI au moment de l'enregistrement de l'encaissement.

Règlement avec escompte

Le client BIOSFAIR SARLAT règle sa facture de 982,08 TTC sous escompte de 2%. Le montant du règlement reçu est de 962,44 TTC.

La création d’un règlement en partant de la facture d’origine ne permet pas de traiter l’écart de règlement car il est trop important. Il convient de passer par le menu <RÈGLEMENTS>

Saisie du règlement avec escompte

   COMPTABILITÉ/CLIENTS/RÈGLEMENTS

<1> Saisir le montant du règlement encaissé du client et sélectionner le journal comptable d’enregistrement de l’écriture. <2> Sélectionner la facture de référence dans la liste en cochant Lettrage complet. Cette coche permet de rapprocher (lettrer) le règlement de la facture. <3> L’écart a été calculé. En choisissant <Lettre le solde du règlement> et en sélectionnant le compte d’imputation, l’écriture comptable sera automatiquement générée. <4> Un libellé peut être associé au compte sélectionné pour identifier l’écart de règlement dans la comptabilité

Règlement avec escompte

Visualisation de l’écriture comptable

<6> L’écart a bien été enregistré dans le compte 665000 Escomptes accordés. <5> L’écriture est notée « A vérifier » car la TVA n’a pas été imputée. Il convient de modifier l’écriture comptable si nécessaire.	Écriture comptable
COMPTABILITÉ/PIÈCES COMPTABLES/PIÈCES COMPTABLES <7> Il convient de modifier le montant de l’escompte pour qu’il apparaisse HT et d’ajouter la ligne de TVA <8> Les informations saisies lors du règlement apparaissent au bas de la comptabilisation. Cette information facilite l’enregistrement comptable de l’écriture « à vérifier »	Écriture comptable modifiée

en vidéo - Règlement avec escompte de règlement

   La facture initiale mentionne "Escompte de 2 % si règlement au comptant. Seule la taxe correspondante ouvre droit à déduction".
   Le client a réglé sa facture de manière anticipée sous escompte. Au moment du règlement, il convient de créer l'avoir de l'escompte pour faire ressortir la TVA. L'avoir est ensuite déduit de la facture initiale pour déterminer le montant à encaisser.

  La facture initiale mentionne "Escompte de 2 % net de taxe pour règlement au comptant. Le client a réglé de manière anticipée sa facture sous escompte. L'écart de règlement doit être enregistré en comptabilité dans le compte 665 Escompte accordé sur vente.

Règlement partiel

Le client « Aux herbes de St Jacques » a des difficultés de trésorerie. Il nous demande un échelonnement de créance.

<1> le montant de la facture est de 1 574,98 TTC, le client règle partiellement 574,98 <3>. Il est important de noter sur la facture à titre d’informations complémentaires l’échelonnement de créance pour suivre le règlement. <4> Payer la facture pour confirmer la création du règlement partiel.	Règlement partiel
	Écriture comptable

Règlement de plusieurs factures

L’enregistrement d’un règlement de plusieurs factures et/ou avoir doit se fait à partir du menu <Règlements clients> <1> Sélectionner le client et saisir le montant du règlement <2> Cocher <LETTRAGE COMPLET> pour associer le règlement à la facture. Il est possible d’avoir un règlement partiel sur l’une de ces factures. Dans ce cas, il convient de saisir le montant dans la cellule <AFFECTATION>. <3> Le calcul de l’écart de règlement permet de vérifier la saisie.

Règlement d'un ensemble de factures

<4> Une fois validé, l’onglet des écritures comptables apparait <5> Les factures et l’avoir ont été lettrés

Écriture comptable

Suivi périodique des comptes clients (rapprochement)

Dans le module comptabilité, il est possible d’accéder aux fiches clients. Ainsi, le responsable administratif peut consulter l’historique des relations et suivre la comptabilité du tiers. Réconcilier : parfois appelée « LETTRAGE » ou « APUREMENT », la réconciliation permet de mettre en relation des écritures d’un même compte qui s’annulent entre elles, afin de les pointer comme réconciliées (sommes débits=sommes crédits pour une même opération). Aperçu du compte client COMPTABILITÉ/CLIENTS/CLIENTS L’onglet <COMPTABILITÉ> de la fiche client donne le solde du compte <TOTAL COMPTE CLIENT> <1>. <2> En cliquant sur le n° de compte.

Comptabilité client

Suivi du compte client <2>

<3> La coche autorise le lettrage du compte <4> La fiche du compte fait apparait le total débit et total crédit du compte ainsi que son solde <5> Les autres options permettent d’accéder directement à l’état du compte avec toutes les écritures ou seulement les écritures non lettrées. <6> L’impression du <grand-livre> permet d’imprimer le compte client.	Compte client
<5> Visualisation du compte du partenaire pour connaitre le détail des écritures comptables <7> Les écritures comptables sont affichées dans leur globalité ou non lettrées <8> Fil d’Ariane : liens cliquables qui font état de la navigation et qui permettent de revenir directement aux éléments précédents	Détails compte client
Il convient de filtrer l'affichage pour faire apparaitre l'état du compte avec les écritures lettrées.	Compte client lettré
<6> Impression du grand livre et de la balance auxiliaire	Grand-livre

Gestion des relances clients

Une facture est considérée comme Rapprochée une fois que ses lignes sont rapprochées de leurs contreparties paiement/avoir(s).

Rapprochement automatique

   COMPTABILITÉ/TACHES PERIODIQUES/LETTRAGE/LETTRAGE AUTOMATIQUE

La fonctionnalité de <lettrage automatique> permet de rechercher les écritures à lettrer dans une série de comptes. <2> Il faut définir le ou les comptes de tiers et la puissance du lettrage <3>. Cette puissance, de 2 à 4, correspond au nombre de règlements partiels à combiner et à associer à des pièces comptables pour un montant équivalent afin de pouvoir les lettrer ensemble. Les annulations peuvent être autorisées. Dans ce cas, elles seront enregistrées dans un journal/compte spécifiques <4>. <5> L’application repère les écritures dont les montants correspondent en prenant en compte l’écart autorisé. Il est impératif de définir la période du rapprochement. <6> Il convient de valider le lettrage en cliquant sur <LET.> L’application fait état des écritures rapprochées et non lettrées. I

Rapprochement automatique

Rapprochement manuel Il est possible de rapprocher manuellement les lignes d’un compte qui n’aurait pas été lettrées lors du rapprochement automatique. Seuls les comptes non lettrés apparaissent. Il est alors possible de prendre les mesures qui s’imposent en agissant directement ou non dans le compte. <1> il faut cocher les écritures à lettrer sachant que seules les lignes de comptes associés à un partenaire apparaissent <2>. <3> Une fois les écritures sélectionnées, le lettrage peut être déclenché.

Lettrage manuel

Gestion des niveaux de relance

Les relances multi-niveaux sont configurées en amont de la fiche client ou du traitement périodique des opérations comptables. Pour chaque type de relance, un message est défini en fonction du niveau de relance par rapport à la date d’échéance et au type de client.

Affichage des relances existantes

Les relances sont créées en fonction des besoins propres à l’entreprise. Par défaut Odoo propose une configuration de gestion des relances clients et des niveaux de relance <1>. Ces éléments sont modifiables. Les actions sont différentes en fonction du retard de règlement du client. Ces actions sont regroupées en niveaux de relance qui sont déclenchés lorsque la date d'échéance de la facture est dépassée<2>. S'il y a d'autres factures en retard pour le même client, les actions de la facture la plus en retard sont exécutés <3>. L’action manuelle concerne l'appel téléphonique.	Niveaux de relance 1
Création d’une action de relance Il convient de définir un nom explicite à la relance souhaitée <1>, d’y associer le nombre de jours de retards et de définir l’action à mener. Il est possible d’utiliser un modèle de courrier existant <2> ou d’en écrire un <4> en s’aidant de champs mentionnés <3> Il est possible de créer des modèles de courriers ou de les modifier.	Niveaux de relance 2
Le menu de gestion des relances clients permet d’envoyer automatiquement les courriers et e-mails aux clients à relancer en fonction du niveau de relance. Ces actions ont été paramétrées en amont dans la configuration des relances. Envoi des relances clients COMPTABILITÉ/SUIVI DES RÈGLEMENTS/ENVOI LETTRES & E-MAILS Pour réaliser cette tâche, il faut sélectionner dans la liste le type de relance <1> client à activer puis la date d’envoi du document<2>.	Envoi des relances clients
Impression des relances Les relances sont envoyées au format PDF par courriel aux clients. La confirmation de l’envoi du courriel peut être demandée. Le courriel peut aussi être traduit automatiquement dans la langue du client.	Impression des relances clients
Suivi des relances envoyées COMPTABILITÉ/SUIVI DES RÈGLEMENTS/RELANCES MANUELLES Ce menu permet de lister les relances envoyées aux clients. C’est un outil supplémentaire pour assurer un suivi rigoureux des créances clients. Cette vue d’ensemble permet d’identifier le partenaire <1>, les actions menées <3> et celles à venir <2>	Suivi des relances clients