Traitement des commandes clients

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Création des commandes clients

VIDÉO - La création d'une commande client

   VENTES/Ventes/Bons de commande

Le menu bons de commande gère les devis et les bons de commandes clients.

Par défaut, un devis est créé. Lorsqu'il est confirmé, il est converti en bon de commande. Les bons de commande déclenchent une planification d’activités, des bons de livraison, des ordres de production ou de préparation, des achats, etc. selon le process-métier. Il est possible de gérer plusieurs types de produits.

Affichage de la liste des bons de commande <1> Toute nouvelle commande est créée à l’état de devis . L’affichage de la liste des commandes permet de visualiser l’état de la commande <2>. <Commande à facturer> la création de la factura n’a pas été faite <Incident d’expédition> le BL du client a été supprimé. Il est alors possible de le re-crééer ou de ne pas traiter l’incident. Le BC passe à l’état de <Commande à facturer> <Bon de commande> la commande est facturée mais la livraison est partielle ou non faite <Terminer> la commande a été livrée, facturée et payée.
<3> La VUE CALENDRIER donne une vision de la planification des tâches dans le temps ou la VUE GRAPHIQUE de représenter la ventilation des commandes par client en indiquant le montant total ; outils de gestion appréciables.
Création de la commande client L’entête et le corps de la commande Une commande est toujours créer en devis. Elle passe à l’état de BC lors de la confirmation du devis. Le numéro de la commande s’incrémente automatiquement. Il n’apparait pas dans la vue formulaire. La saisie des premières lettres du nom active la recherche automatique du client. Si le client n’existe pas dans la liste, il est possible de le créer en cliquant sur <créer et modifier>.
Pour créer une ligne de commande, il faut cliquer sur <ajouter un élément> <1> La saisie de l’article se fait avec la référence ou le nom. Il convient de saisir les quantités. Si le stock est insuffisant un message d’alerte s’affiche mais il n’est pas bloquant pour la saisie de l’article. <2> Une remise peut être liée directement à l’article <3> Le code TVA paramétré e amont dans la fiche article s’affiche. Il est toujours possible de le modifier. <4> Il s’agit du délai de livraison prévu pour ce client. <5> Il s’agit de la description complète de l’article. Elle s’affiche pour confirmer le choix de l’article. <6> Les lignes de factures et mouvements de stock s’affiche lorsque la commande est confirmée. Ainsi, il sera possible de suivre les articles en attente de réapprovisionnement. <7> Lorsque la saisie est terminée, il convient de l’enregistrer. S’il existe d’autre ligne de commande, dans ce cas, il est préférable de cliquer sur <Enregistrer & Créer>
Stock insuffisant : ce message apparait lorsque le stock est insuffisant. Dans ce cas, le responsable des achats doit être informé du réapprovisionnement à réaliser.
Le pied de la commande <1> L’affichage des lignes de commande telles qu’elles vont apparaitre dans le bon de commande permet de faciliter la vérification de la saisie. <2> cliquer sur (mise à jour) pour effectuer les calculs <3> L’ajout des frais de port se fait à l’aide de <méthode de livraison> puis en cliquant sur <Ajouter au devis>. Les méthodes de livraison ont été configurées en amont et peuvent être utilisées lors d’un achat ou d’une vente (voir Gestion de la base de données). Il suffit de sélectionner dans liste proposée les frais se rapportant à la commande. Attention, ne pas oublier de mettre à jour les calculs de la commande à chaque ajout. Si cette opération n’est pas faite, une erreur est détectée par l’application et dans ce cas, la commande ne peut pas être confirmée. <4> Il faut cliquer sur <Ajouter un élément> pour ajouter une ligne de commande.
Les autres informations de la commande Les autres informations donnent des éléments supplémentaires à la commande LOGISTIQUE <1> : la politique de colisage, d’expédition et de facturation est définie par l’entreprise. Ici, la livraison partielle n’est pas autorisée. Pour l’autoriser, il faut configurer le processus dans le menu <Configuration/Configuration/ventes> RÉFÉRENCES <3> : l’utilisateur qui a établi le BC est identifié et, éventuellement, l’équipe commerciale ; la référence du document d’origine est indiquée ainsi que le type de facture (configuré en amont). CONDITIONS <2> : si elles n’ont pas été définies dans la fiche du partenaire, il est possible de les renseigner dans le BC. Il est toujours possible de modifier les conditions jusqu’à la facturation finale. La gestion de la TVA sur les livraisons intracommunautaires et à l’exportation se fait à ce niveau en définissant le régime fiscal. PAYE/LIVRE : la case est cochée automatiquement lorsque l’action est faite
Finalisation de la commande La dernière étape de traitement est la confirmation de la commande. Une commande confirmée passe de l’état de DEVIS à l’état de COMMANDE ce qui va déclencher L’ORDRE DE PRÉPARATION des colis envoyés à l’entrepôt OUT/000. Il faut cliquer sur <Confirmer la vente>
Le gestionnaire des ventes demande au responsable administratif, la création de la facture client. Dans ce cas, cette dernière apparaît en facture BROUILLON dans le module COMPTABILITÉ.
Envoi de la commande La confirmation de commande va générer des informations sur les articles de la commande. Un accusé réception de commande peut être envoyé au client par courriel sous forme PDF ou par courrier papier en imprimant le document.
L’impression du document se fait à partir de bouton <imprimer>.
Un document pdf est généré.
GED - Il est possible d’associer à cette commande le document de référence envoyé par le client ou d’ajouter un commentaire écrit
Outils de gestion La vue graphique affiche le montant des commandes clients. Il est possible de trier les commandes par vendeur, client, date, etc. Mais aussi d’exporter le fichier pour en exploiter les informations.
Suivi BC - Facturation VENTES/Facturation/Lignes de commandes Ce menu permet de voir la liste des bons de commande à facturer. L’utilisation de cette liste n’est pas utile si la facturation est totale ou si la facturation se fait à partir des bons de livraison dans le module entrepôt. Affichage des bons de commande à facturer L’affichage des lignes est chronologique, du BC le plus ancien au plus récent, ce qui permet de traiter les priorités. <Brouillon> la commande n’a pas été confirmée <Exception> Ia commande n’a pas été expédiée <Terminée> la commande a été facturée et traitée par l’entrepôt <Annulée> la commande est annulée
Livraisons à facturer <Brouillon> pas encore confirmé et ne sera pas planifié tant qu’il n’est pas confirmé. <En attente d’une autre opération> en attente d’exécution d’une autre opération pour devenir automatiquement disponible. <Attente de disponibilité> encore en attente de disponibilité de l’article. <Prêt à transférer> les articles sont réservés, simplement en attente d’une confirmation. <Transfert> est exécuté, ne peut plus être modifié ou annulé. < Annulé> a été annulé, ne peut plus être confirmé.
Création de la facture client Une fois la commande traitée et livrée, le gestionnaire des ventes crée la facture client en cliquant sur <Créer facture> Selon le cas, il est possible de facturer tout ou partie de la commande initiale. * <Facturer toute la commande> <Certaines lignes de commande> La facture apparait alors dans comptabilité>Ventes>factures clients
Il est possible de regrouper les bon de commande à facturer en une seule facture.
<1> Sélection dans la liste des commandes à regrouper <2> Autres options, il faut sélectionner <générer les factures> <3> Lors de la création de la facture, il convient de cocher la case <Groupes les factures> et de modifier la date si nécessaire.
Les deux BC ont bien été regroupés en une seule facture.
Acompte à la commande Les acomptes à la commande font l’objet d’un traitement à part. Ainsi lorsque le bon de commande est confirmé, il est possible de générer une facture d'acompte en utilisant le bouton <Créer Facture> La règlementation fiscale impose la délivrance d'une facture pour tous les versements d'acomptes, même lorsqu'ils ne donnent pas lieu à exigibilité de la TVA (article 289 I -1-c du CGI). La facture d'acompte doit être datée et numérotée. La numérotation s'inscrit dans la même série chronologique que les autres factures, il n'y a pas de numérotation spécifique pour les acomptes. La facture définitive tient compte des différentes factures d'acomptes. Paramétrage de l’acompte s’il n’existe pas Il convient de créer un produit appelé <Acompte> auquel il faut rattacher les comptes correspondants.
Enregistrement de l’acompte L’acompte, versé par le client, est enregistré après la confirmation de la commande. Il suffit d’utiliser le bouton <Créer Facture>. Il faut sélectionner dans la liste des produits <Acompte> et saisir le montant du versement. La facture d’acompte est en attente de validation dans le module comptable
Validation de la facture d’acompte et encaissement La facture d’acompte apparait en brouillon dans la liste des factures clients du module <Comptabilité>. La validation de la facture d’acompte permet d’enregistrer son règlement
La condition de règlement doit être obligatoirement renseignée pour apparaitre à l'impression de la facture d'acompte.
L’encaissement du client peut être enregistré en cliquant sur le bouton <Enregistrer le règlement>
Aperçu de l’acompte dans la facture finale L’acompte vient bien en déduction du montant total de la facture finale. Ainsi, la ligne <Acompte> s’affiche dans la facture.
En vidéo...
Traitement des commandes annulées ou modifiées L’annulation de commande se déroule en 2 temps : la suppression du BL client en préparation puis l’annulation de commande. Suppression du bon de livraison ENTREPÔT/Opérations/Mouvements. Il convient d’annuler l’ordre de livraison en cliquant sur <Annulation du transfert>. L’ordre de transfert passe de l’état de <Attente de disponibilité> à <Annulée>.
La vue liste permet de vérifier l'annulation de la livraison
Annulation de la commande Il faut ensuite sélectionner la commande à annuler puis cliquer sur <Annuler la commande>
La commande annulée apparait dans les bons de commande en <Incident d’expédition>.
À ce stade, il possible de supprimer le BC à partir du menu <Autres options> ou d’en créer un nouveau en devis <Nouvelle copie de devis>
Vidéo - Modification de commande
Gestion des ruptures de stock Le traitement des ruptures de stock lors de l’enregistrement d’une commande client peut être traité automatiquement. Lors de l’enregistrement des commandes clients, certains articles sont signalés en rupture de stock. Le gestionnaire administratif des ventes GAV peut alors faire une demande automatique de réapprovisionnement auprès du GAA (gestionnaire administratif des achats). La demande d’approvisionnement peut se faire directement à partir des lignes de commande du BC client ou à partir de la liste des articles.
GAV/RA Demande d’approvisionnement <1> Ouvrir la fiche de l’article en rupture de stock <2> DEMANDE D’APPROVISIONNEMENT lance le réapprovisionnement auprès du GAA. <3> Indiquer la quantité à commander et l’entrepôt de stockage. Attention, la date planifiée correspond à la date de livraison souhaitée et non à la date de la commande. Le logiciel prend en compte le délai de réapprovisionnement pour déterminer la date de la commande. <4> Valider la demande de réapprovisionnement.
Une fois la demande enregistrée, elle est en attente d’approvisionnement. Il est alors impossible de la modifier Le résumé de la demande apparait avec les quantités -1-, l’auteur de la demande -2- et l’urgence du réapprovisionnement.
-4- Lancer la demande de réapprovisionnement si la quantité est confirmée -5- La demande est transformée en devis et un numéro est affecté
GAA - Visualisation des devis en attente Les demandes de réapprovisionnement en attente de traitement apparaissent les <Achats> à l’état de devis. Les articles pour un même fournisseur sont rassemblés dans le même devis.
GAA – Traitement des commandes fournisseurs Les commandes d’un même fournisseur sont fusionnées automatiquement par Odoo <5>. Si la fusion ne s’est pas faite, il est possible de fusionner <6> l’ordre d’achat pour n’en faire qu’un. Les devis d’origine sont annulés et groupés en un seul devis. Il est alors possible de supprimer les devis annulés.
GAA – Suivi des approvisionnements Les demandes de réapprovisionnement en cours de traitement apparaissent dans -1- Le statut de l’approvisionnement renseigne de l’état d’exécution ainsi que la couleur d'écriture-2- <En cours d’exécution> l’approvisionnement est lancé, il est possible de vérifier la disponibilité <Confirmé> le GAV ou RA ont fait la demande d’achat mais le processus de réapprovisionnement n’a pas été lancé. Il convient de le faire.