Traitement des avoirs

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Un avoir est un document qui rectifie complètement ou partiellement une facture OUVERTE. Il est possible de générer un avoir et le rapprocher directement d'une facture depuis le formulaire de la facture. Lorsqu’une facture est OUVERTE, il est impossible de la modifier autrement que par le principe de l’avoir. Le logiciel gère 3 types de rectifications de facture validée.

Erreurs de facturation

   COMPTABILITE/CLIENTS/FACTURES

Le client Bien Être Bio nous signale une erreur de facturation. Nous avons facturé en trop 10 [BA1019] SAVON VÉGÉTAL A LA ROSE 100 GR. Il faut d’établir l’avoir correspondant à partir de la facture initiale pour éviter tout oubli dans les conditions de vente.

• Tâche traitée par le responsable administratif

Création de l'avoir à partir d’une facture OUVERTE Il faut sélectionner dans la liste des factures celle qui doit faire l’objet d’un avoir (ex : retour de marchandises, erreur de facturations, etc.).	Liste des factures
Il convient ensuite d’éditer la facture à transférer en avoir.	Liste des factures
Choix du type de remboursement Il est important de rappeler qu’une facture ouverte ne peut plus être modifiée, elle devient définitive et l’écriture comptable est créée. Le seul moyen pour rectifier une erreur de facturation, c’est d’établir un avoir. Le logiciel propose différentes rectifications : <CRÉER UN AVOIR> la facture est transformée en avoir à modifier en fonction des rectifications à apporter à la facture initiale. <ANNULER : CRÉER L’AVOIR ET LETTRER> la facture est transformée en avoir directement validé. Elle est annulée dans sa globalité. <MODIFIER : CRÉER UN AVOIR, LE RAPPROCHER ET CRÉER LA FACTURE> la facture est transformée en avoir validé et lettrer à la facture de référence. Une copie de cette facture est créée afin de permettre la modification.	Liste des factures
Modification de l'avoir COMPTABILITE/CLIENTS/AVOIRS Il faut sélectionner l’avoir dans la liste pour le modifier. L’avoir créé contient toutes les lignes de la facture de référence <1>. Il convient d’inscrire le nombre d’articles retournés en modifiant la ligne [BA1019] SAVON VÉGÉTAL A LA ROSE 100 GR. et de supprimer les autres lignes <2>	Modification de l'avoir
Une fois VALIDÉ l’avoir devient définitif, il ne peut plus être modifié <3>. Le numéro de la facture d’avoir est incrémentée, une date d’échéance est indiquée et l’écriture comptable est créée et validée. L’avoir change de statut pour devenir <Ouvert> <4>	Écriture comptable
Visualisation et impression de l'avoir	Facture d'avoir
En vidéo... L'avoir est créé à partir de la facture d'origine. Il est ensuite adapté aux quantités facturées en trop pour rectifier la facture initiale. L'avoir est validé et les écritures comptables sont générées. Il est envoyé au client via la messagerie interne Odoo ou par une messagerie externe. Retours de marchandises Un avoir pour marchandises retournées et non remplacées fait l’objet d’un traitement particulier en 3 étapes : BL CLIENTS retourner les marchandises livrées – Tâche Gest. Admin des Ventes RÉCEPTIONS confirmer l’entrée en stock des marchandises retournées– Tâche Gest. Admin des Ventes COMPTABILITÉ/AVOIRS CLIENTS valider la facture d’avoir – Tâche Resp. Administratif Le client TENDANCE BIO nous retourne 35 [EP5816] Miso soupe instant 40 gr. Il nous demande l’avoir correspondant. Il ne souhaite pas le remplacement des articles.
Contrôle de l’état du niveau de stock avant le retour ENTREPÔT/ARTICLES/ARTICLES
Enregistrement du retour à partir du bon de livraison ENTREPÔT/OPÉRATIONS/MOUVEMENTS/BONS DE LIVRAISON Il convient de rechercher dans la liste livraisons terminées, celle du client TENDANCE BIO puis d’ouvrir son BL. Il faut ensuite cliquer sur <ANNULER LE TRANSFERT>	Création du retour
<1> Supprimer les articles inutiles <2> Indiquer la quantité d’articles retournés <3> Les articles ne sont pas remplacés, il faut faire un avoir sur facture <4> Clic sur Retourner pour valider le retour Choix du type de facturation du retour Il est important de sélectionner le type de facturation pour générer ou non la création d’un avoir client <PAS DE FACTURATION> les articles sont retournés mais ne donne pas lieu à un avoir. Cas des articles échangés ou non encore facturés. <À REMBOURSER/FACTURER> le retour des articles en stock va générer une facture d’avoir	Retour de marchandises
Création de l’avoir à partir des articles retournés ENTREPÔT/OPÉRATIONS/MOUVEMENTS/RÉCEPTIONS Le retour apparait alors dans les bons de réception. L’article peut être rentré en stock en cliquant sur <Transfert>	Liste des réceptions/retours
<1> le bouton <créer facture/avoir> apparait lorsque la demande de remboursement a été faite <2> Sélectionner le journal correspondant <journal des avoirs> <3> Clic sur <Créer>	Création de l'avoir
Contrôle de l’avoir des articles retournés COMPTABILITÉ/CLIENTS/AVOIRS La facture d’avoir apparait alors dans le module comptable en avoir "brouillon". Il convient de contrôler la facture puis de la valider pour mettre à jour la comptabilité.	Avoir généré en "brouillon"
Une fois la facture d’avoir validée, l’écriture comptable est automatiquement créée. Il suffit de la contrôler	Écriture comptable
En vidéo... Des marchandises ont été livrées et facturées en trop. Il faut réintégrer ces marchandises au stock à partir du BL et établir l'avoir à partir de la facture initiale.
Réductions accordées (rabais-remise) Dans le cas d’une réduction oubliée ou accordée après la facture, il convient de créer directement l’avoir. La réduction doit être créée comme un produit pour pouvoir figurer dans l’avoir. Nous accordons un rabais de 30 € à notre client 123Plantes pour marchandises livrées non conformes à la commande.
Création de la réduction dans les produits 1ère étape : création d’une catégorie d’article « Réductions commerciales » VENTES/CONFIGURATION/CATÉGORIES	Catégorie RÉDUCTIONS
2ème étape : Création des produits « Remise », « Rabais » VENTES/ARTICLES/ARTICLES	Articles RABAIS
Création de la facture d’avoir COMPTABILITÉ/CLIENTS/AVOIRS Avoir "Brouillon"	Écriture Comptable

En vidéo...

 L'avoir est créé pour rectifier la facture initiale qui ne comprenait pas une remise sur un article.
 L'avoir est validé et les écritures comptables sont générées. Il est envoyé au client via la messagerie interne Odoo ou par une messagerie externe.