Traitement des commandes clients

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Création des commandes clients

VIDÉO - La création d'une commande client

   VENTES/Ventes/Bons de commande

Le menu bons de commande gère les devis et les bons de commandes clients.

Par défaut, un devis est créé. Lorsqu'il est confirmé, il est converti en bon de commande. Les bons de commande déclenchent une planification d’activités, des bons de livraison, des ordres de production ou de préparation, des achats, etc. selon le process-métier. Il est possible de gérer plusieurs types de produits.

Affichage de la liste des bons de commande <1> Toute nouvelle commande est créée à l’état de devis . L’affichage de la liste des commandes permet de visualiser l’état de la commande <2>. <Commande à facturer> la création de la factura n’a pas été faite <Incident d’expédition> le BL du client a été supprimé. Il est alors possible de le re-crééer ou de ne pas traiter l’incident. Le BC passe à l’état de <Commande à facturer> <Bon de commande> la commande est facturée mais la livraison est partielle ou non faite <Terminer> la commande a été livrée, facturée et payée.
<3> La VUE CALENDRIER donne une vision de la planification des tâches dans le temps ou la VUE GRAPHIQUE de représenter la ventilation des commandes par client en indiquant le montant total ; outils de gestion appréciables.
Création de la commande client L’entête et le corps de la commande Une commande est toujours créer en DEVIS (proposition de prix). Elle passe à l’état de BON DE COMMANDE lors de la CONFIRMATION du devis. Le numéro de la commande s’incrémente automatiquement. -1- Sélectionner le nom du client dans la liste La saisie des premières lettres du nom active la recherche automatique du client. Si le client n’existe pas dans la liste, il est possible de le créer en cliquant sur <créer et modifier> -1- Renseigner les conditions de règlement (OBLIGATOIRE). Les conditions sont paramétrées en amont dans le module FACTURES "Configuration/Conditions de paiement" -1- Sélectionner éventuellement une condition de tarif pour ce client .
-1- Saisir la référence ou un mot clé de la désignation du produit. La description s'affiche automatiquement -2- Saisir la quantité commandée par le client Si le stock est insuffisant un message d’alerte s’affiche mais il n’est pas bloquant pour la saisie de l’article. -3- Visualiser l'unité de vente, le PU brut et la TVA (taux affecté dans la fiche du produit) -4- Renseigner le taux remise accordé -5- visualiser le sous-total déduction faite de la remise '-6- Enregistrer la saisie ou annuler les modifications. En général, la page est sauvegardée automatiquement. -7- Sélectionner l'affichage des champs
Stock insuffisant : ce message apparait lorsque le stock est insuffisant. Dans ce cas, le responsable des achats doit être informé du réapprovisionnement à réaliser.
Le pied de la commande -1- L’affichage des lignes de commande telles qu’elles vont apparaitre dans le bon de commande permet de faciliter la vérification de la saisie. -2- La visualisation du montant TTC de la facture client -3- L’ajout des frais de port se fait en cliquant sur <Ajouter un produit> La livraison a été paramétrée en amont en temps que produit dans la base. Il suffit de sélectionner dans liste proposée les frais se rapportant à la commande. -4- <AJOUTER UNE NOTE> pour inscrire des informations utiles à la commande -5- <AJOUTER UNE SECTION> pour créer une page supplémentaire au document (page forcée)
Les autres informations de la commande Les autres informations donnent des éléments supplémentaires à la commande -6- Modifier la POSITION FISCALE si le professionnel est domicilié hors de France (UE ou export). Ceci aura un impact sur la TVA et l'enregistrement comptable -7- Renseigner les informations de suivi si nécessaire comme le n° de la commande chez le client, le moyen de suivi,etc. -8- LIVRAISON la politique de livraison est définie par défaut (le plus rapidement possible avec autorisation de livraison partielle) La date de livraison s'affiche automatiquement à côté de "PRÉVUE" mais il est possible d'en renseigner une autre. -9- VENTES L’utilisateur qui a établi le BC est identifié et, éventuellement, l’équipe commerciale.
Finalisation de la commande La dernière étape de traitement est la confirmation de la commande. Une commande confirmée passe de l’état de DEVIS à l’état de COMMANDE ce qui va déclencher L’ORDRE DE PRÉPARATION des colis envoyés à l’entrepôt OUT/000. Il faut cliquer sur <CONFIRMER>
Le statut de la commande client passe de DEVIS en COMMANDE. Il est alors possible de <CRÉER UNE FACTURE> et d'envoyer par courriel la confirmation de commande au client.
Envoi de la commande Un accusé réception de commande peut être envoyé au client par courriel sous forme PDF ou par courrier papier en imprimant le document.
Un document pdf est généré.
GED - Il est possible d’associer à cette commande le document de référence envoyé par le client ou d’ajouter un commentaire écrit
Outils de gestion La vue graphique affiche le montant des commandes clients. Il est possible de trier les commandes par vendeur, client, date, etc. Mais aussi d’exporter le fichier pour en exploiter les informations.
Suivi de la commande VENTES/À facturer /Commandes à facturer Ce filtre permet de voir la liste des bons de commande à facturer. L’utilisation de cette liste n’est pas utile si la facturation est totale ou si la facturation se fait à partir des bons de livraison dans le module entrepôt.
À facturer L’affichage des lignes est chronologique, du BC le plus ancien au plus récent, ce qui permet de traiter les priorités. <Rien à facturée> La commande n’a pas été livrée <À facturer> La facture n’a pas été créée <Entièrement facturé> La facture a été créée (la mention s'affiche en rouge si la facture n'est pas validée)
À livrer <Non livré> La livraison est en attente de traitement <Partiellement livré> La livraison a été partielle. Un reliquat doit être livré <Entièrement livrée> La commande est entièrement livrée < Annulé> Aucune étiquette de statut ne s'affiche -5- Sélectionner les champs à afficher
Création de la facture client Une fois la commande traitée et livrée, le gestionnaire crée la facture client en cliquant sur <Créer facture> La facture apparait alors dans FACTURATION > Clients > Factures clients
Il est possible de regrouper les bon de commande à facturer en une seule facture. -1- Cocher dans la liste des commandes à regrouper -2- <ACTION> Sélectionner "Créer les factures" -3- Cliquer sur <Créer et afficher la facture> et de modifier la facture si nécessaire.
État de la commande L'accès à la livraison et/ou à la facture peut se faire à l'aide d'un bouton depuis la commande du client -1- Lien vers la livraison -2- Lien vers les factures du clients
Acompte à la commande Les acomptes à la commande font l’objet d’un traitement à part. Ainsi lorsque le bon de commande est confirmé, il est possible de générer une facture d'acompte en utilisant le bouton <Créer Facture> La règlementation fiscale impose la délivrance d'une facture pour tous les versements d'acomptes, même lorsqu'ils ne donnent pas lieu à exigibilité de la TVA (article 289 I -1-c du CGI). La facture d'acompte doit être datée et numérotée. La numérotation s'inscrit dans la même série chronologique que les autres factures, il n'y a pas de numérotation spécifique pour les acomptes. La facture définitive tient compte des différentes factures d'acomptes. Paramétrage de l’acompte s’il n’existe pas Il convient de créer un produit appelé <Acompte> auquel il faut rattacher les comptes correspondants.
Enregistrement de l’acompte L’acompte, versé par le client, est enregistré après la confirmation de la commande. Il suffit d’utiliser le bouton <Créer Facture>. Il faut sélectionner dans la liste des produits <Acompte> et saisir le montant du versement. La facture d’acompte est en attente de validation dans le module comptable
Validation de la facture d’acompte et encaissement La facture d’acompte apparait en brouillon dans la liste des factures clients du module <Comptabilité>. La validation de la facture d’acompte permet d’enregistrer son règlement
La condition de règlement doit être obligatoirement renseignée pour apparaitre à l'impression de la facture d'acompte.
L’encaissement du client peut être enregistré en cliquant sur le bouton <Enregistrer le règlement>
Aperçu de l’acompte dans la facture finale L’acompte vient bien en déduction du montant total de la facture finale. Ainsi, la ligne <Acompte> s’affiche dans la facture.
En vidéo...
Traitement des commandes annulées ou modifiées L’annulation de commande se déroule en 2 temps : la suppression du BL client en préparation puis l’annulation de commande. Suppression du bon de livraison ENTREPÔT/Opérations/Mouvements. Il convient d’annuler l’ordre de livraison en cliquant sur <Annulation du transfert>. L’ordre de transfert passe de l’état de <Attente de disponibilité> à <Annulée>.
La vue liste permet de vérifier l'annulation de la livraison
Annulation de la commande Il faut ensuite sélectionner la commande à annuler puis cliquer sur <Annuler la commande>
La commande annulée apparait dans les bons de commande en <Incident d’expédition>.
À ce stade, il possible de supprimer le BC à partir du menu <Autres options> ou d’en créer un nouveau en devis <Nouvelle copie de devis>
Vidéo - Modification de commande
Gestion des ruptures de stock Le traitement des ruptures de stock lors de l’enregistrement d’une commande client peut être traité automatiquement. Lors de l’enregistrement des commandes clients, certains articles sont signalés en rupture de stock. Le gestionnaire administratif des ventes GAV peut alors faire une demande automatique de réapprovisionnement auprès du GAA (gestionnaire administratif des achats). La demande d’approvisionnement peut se faire directement à partir des lignes de commande du BC client ou à partir de la liste des articles.
GAV/RA Demande d’approvisionnement <1> Ouvrir la fiche de l’article en rupture de stock <2> DEMANDE D’APPROVISIONNEMENT lance le réapprovisionnement auprès du GAA. <3> Indiquer la quantité à commander et l’entrepôt de stockage. Attention, la date planifiée correspond à la date de livraison souhaitée et non à la date de la commande. Le logiciel prend en compte le délai de réapprovisionnement pour déterminer la date de la commande. <4> Valider la demande de réapprovisionnement.
Une fois la demande enregistrée, elle est en attente d’approvisionnement. Il est alors impossible de la modifier Le résumé de la demande apparait avec les quantités -1-, l’auteur de la demande -2- et l’urgence du réapprovisionnement.
-4- Lancer la demande de réapprovisionnement si la quantité est confirmée -5- La demande est transformée en devis et un numéro est affecté
GAA - Visualisation des devis en attente Les demandes de réapprovisionnement en attente de traitement apparaissent les <Achats> à l’état de devis. Les articles pour un même fournisseur sont rassemblés dans le même devis.
GAA – Traitement des commandes fournisseurs Les commandes d’un même fournisseur sont fusionnées automatiquement par Odoo <5>. Si la fusion ne s’est pas faite, il est possible de fusionner <6> l’ordre d’achat pour n’en faire qu’un. Les devis d’origine sont annulés et groupés en un seul devis. Il est alors possible de supprimer les devis annulés.
GAA – Suivi des approvisionnements Les demandes de réapprovisionnement en cours de traitement apparaissent dans -1- Le statut de l’approvisionnement renseigne de l’état d’exécution ainsi que la couleur d'écriture-2- <En cours d’exécution> l’approvisionnement est lancé, il est possible de vérifier la disponibilité <Confirmé> le GAV ou RA ont fait la demande d’achat mais le processus de réapprovisionnement n’a pas été lancé. Il convient de le faire.